02.03.2021 | HR-Management | ID: 1085512

Austrittsgespräch: Gründe nach der Kündigung eruieren und nutzen

WEKA (red)

Nach einem Austritt von MitarbeiterInnen die Gründe zu erfragen lohnt sich jedenfalls: Exit-Gespräche bieten eine einmalige Chance, um Stärken und Schwächen von Unternehmen – insbesondere in Hinblick auf die Mitarbeiterbindung – zu eurieren.

Austrittsgründe für Verbesserungen nutzen

Austretende MitarbeiterInnen können ihre Meinung offenlegen, ohne Konsequenzen fürchten zu müssen. Obwohl sie unzufriedener sind und daher ihre Meinung in der Regel nicht auf sämtliche MitarbeiterInnen zutrifft, ist es dennoch wichtig diese kritischen Stimmen für Verbesserungen und Denkanstöße zur Unternehmensoptimierung zu verwenden.

Instrumente zur Erfassung und Auswertung von Austrittsgründen oder eine fundierte Analyse der Austritte, inklusive Rückmeldung an Vorgesetzte werden in der Praxis nur selten genutzt. Dadurch entgehen dem Unternehmen wertvolle Informationen über vorhandene Stärken. Welche Gründe dazu führen, dass Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, sollte insbesondere HR-Verantwortliche interessieren, um Maßnahmen zur Personalerhaltung abzuleiten. Ergänzt mit Mitarbeiterbefragungen ist es außerdem möglich einen ehrlichen Einblick in die innerbetriebliche Stimmung zu erhalten. Regelmäßig Austrittsgespräche zu führen und zu analysieren ist daher definitiv sinnvoll.

Mit dem Austrittsgespräch oder einem standardisierten Austrittsinterview lässt sich eine ganze Reihe von Zielsetzungen verfolgen:

Ziele des Exit-Gesprächs

• Erfassen der tieferen Austrittsgründe
• Feedback an die Vorgesetzte
• Überarbeitung der Arbeitsorganisation
• Optimierung der Stellenbeschreibung
• Stärkung von Image und Employer Brand
• Eventuelles Abwenden des Austrittsentscheids
• Klärung von offenen Fragen
• Abschluss des Arbeitsverhältnisses
• Dank für das geleistete Engagement
• Erleichterung eines Wiedereinstiegs

Wer führt das Gespräch?

Entsprechend der Größe des Unternehmens führen das Austrittsgespräch entweder Führungskräfte oder die Personalabteilung. Eine Gesprächsführung durch HR-Verantwortliche bietet entscheidende Vorteile:

• Den MitarbeiterInnen fällt es meist leichter, sich bei einer neutralen Stelle offen zu äußern zu können
• Im Exit-Gespräch sollen nicht nur abteilungsspezifische Themen angesprochen werden, sondern auch Anstellungsbedingungen, Arbeitszeitregelungen und Lohnniveau. Diese Informationen sind bei der Personalabteilung richtig platziert.
• Überdies sind MitarbeiterInnen der Personalabteilung meist weniger persönlich involviert als Führungskräfte. Die Gefahr, dass sie unangenehme Themen nicht zur Kenntnis nehmen wollen oder sich rechtfertigen, ist somit geringer.

Dadurch gestaltet es sich einfacher Erkenntnisse des Austrittsgesprächs zu gewinnen und infolgedessen tatsächlich umzusetzen.

Der richtige Zeitpunkt ist essenziell

Das Austrittsinterview sollte so spät wie möglich stattfinden. Wichtig ist, dass die austretende Person bei unangenehmen Aussagen nicht mehr mit Repressalien rechnen muss, daher sollte beispielsweise auch das Arbeitszeugnis bereits ausgehändigt worden sein. Prinzipiell wäre ein Gespräch nach tatsächlicher Beendigung des Arbeitsverhältnisses wünschenswert, jedoch besteht dann die Gefahr, dass der Kontakt bereits abgebrochen ist und das Gespräch gar nicht mehr stattfindet.

Vorgehensweise

Einerseits eignet sich ein vertieftes Einzelgespräch mit offenen Fragen und andererseits eine standardisierte schriftliche Erhebung der Austrittsgründe. Auch eine Kombination beider ist sinnvoll.

Die einfachere Form ist ein freies Gespräch anhand eines Gesprächsleitfadens, um verschiedene Themenbereiche abzufragen. Vorteilhaft ist hierbei, dass dies eine persönliche Interessenbekundung gegenüber den MitarbeiterInnen darstellt. Ein Nachteil ist allerdings, dass die Erkenntnisse nicht aufgearbeitet und verglichen werden können. Für kleine Unternehmen mag dies nur einen geringen Nachteil darstellen, aber in größeren Unternehmen ist es insofern problematisch, als dass die Personalabteilung nichts in der Hand hält außer einzelne subjektive Eindrücke, das einen Handlungsbedarf zur Optimierung von Anstellungsbedingungen begründet.

Vergleiche aus standardisierten Austrittsgesprächen

Mittlerweile standardisieren Unternehmen ihre Austrittsgespräche aus unterschiedlichen Gründen. Es ist daher leichter möglich Austrittsgründe zu analysieren und Zeit- und Quervergleiche zu ziehen.

Durch standardisierte Befragungen können das Wichtigkeits- und das Zufriedenheitsprofil austretender Mitarbeiter ermittelt werden, worauf die beiden Profile miteinander verglichen werden können:

• Das Wichtigkeitsprofil erhebt, ob die befragte Person einer Frage eine tiefe, mittlere oder hohe Bedeutung zuspricht.
• Das Zufriedenheitsprofil erhebt, in welchem Ausmaß die abgefragte Dimension nach Meinung der Befragten tatsächlich erfüllt ist.

Ergebnisse zeigen Handlungsbedarf

Ergebnisse des Exit-Gesprächs können von Verantwortlichen jährlich aufbereitet werden, zB tabellarisch oder grafisch, indem Wichtigkeits- und Zufriedenheitsprofil anhand von zwei Kurven verglichen werden. Dadurch wird Führungskräften aufgezeigt, wo Handlungsbedarf besteht. Weiters können sodann Wichtigkeit und Erfüllungsgrad ermittelt werden, um daraus in weiterer Folge einen etwaigen Handlungsbedarf abzuleiten. Zusätzlich bietet sich auch eine Mitarbeiterbefragung an, um die Ergebnisse der Austrittsgespräche zu relativieren, da es sich dabei um tendenziell unzufriedenere Mitarbeiter handelt.