18.10.2021 | HR-Management | ID: 1102017

Workhacks: Das Hinterfragen von eingefahrenen Arbeitsabläufen

WEKA (red)

Holen Sie sich in diesem Beitrag praktische Tipps, wie Sie Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit im Unternehmen effizienter gestalten und verbessern und damit auch das Arbeitsergebnis optimieren.

Workhacks

Unter Workhacks sind minimalinvasive Eingriffe zu verstehen, welche die Zusammenarbeit, die Arbeitsprozesse sowie Arbeitsergebnissevon Teams verbessern. Eingefahrene Routinen können durch Workhacks aufgebrochen werden. Workhacks sind äußerst wirkungsvoll und greifen oft schneller als ein von oben verordnetes Change-Programm.

Vier Prinzipien von Workhacks

1. Workhacks verändern Arbeitsabläufe, brechen eingefahrene Routinen auf, ohne dabei Schäden zu hinterlassen. Sie sind außerdem dazu da, Teams zu mehr Selbstverantwortung, Effektivität, Innovation und zu besserer Zusammenarbeit zu ermutigen.
2. Workhacks werden nicht hierarchisch von oben angeordnet, vielmehr kann jedes Team und jede Abteilung die Veränderung für sich entscheiden.
   Sie sollen Lust auf Veränderung machen.
3. Workhacks werden als Experimente eingeführt. Sie werden aber ebenso wieder abgeschafft, wenn sie nicht funktionieren. Sie werden aber konsequent weitergeführt, wenn sie hilfreich sind.
4. Sie können überdies rasch – ohne langwierige Entscheidungen auf Geschäftsleitungsebene, ohne Soll-Ist-Analysen, ohne Strategieanpassung – eingeführt werden. Sie sind praktisch und intelligent zugleich.
   (Nach L. Schültken, workhacks, Haufe)

Ausgewählte Workhacks, die sich rasch implementieren lassen:

Fokuszeit

Unter Fokuszeit ist eine definierte Zeit zu verstehen, in der Mitarbeiter in einem Team oder einer Abteilung das machen, was sie selbst für die Firma für am Wertvollsten und Sinnvollsten halten.

Dies startet meistens klar definiert mit einer Stunde und kann später ausgedehnt werden – auch auf die gesamte Organisation. Wichtig ist: Es herrscht Ruhe, damit jeder an seinem Thema konzentriert arbeiten kann. Niemand soll in der Fokuszeit gestört werden, etwa durch Telefonate, Fragen oder anderweitige Gespräche.

Besonders sinnvoll ist dieser Hack, wenn häufig Unterbrechungen im Arbeitsablauf stattfinden, dadurch die Konzentration gestört wird und die Zeit zur Lösung von konkreten Problemen oder von Projekten kaum vorhanden ist.

Wenn sich alle Teammitglieder an die gleiche Zeit halten, dann ist das optimal. Es fällt den einzelnen Mitarbeiter dadurch leicht sich an die Fokuszeit zu halten, da auch alle anderen sich gerade dann fokussieren. Eine andere Möglichkeit ist, dass sich das Team in der Fokuszeit an einen anderen Ort (Sitzungszimmer, Besprechungsraum) zurückzieht, wo es ungestört arbeiten kann.

Slack Time/Open Friday/20- %-Time

Ein ähnlicher Hack ist die Slack Time. Darunter ist zu verstehen, dass eine bestimmte Zeit zur freien Verfügung für eigene Projekte gestellt wird. Auch das kann für einzelne Teams, Abteilungen oder die ganze Organisation gelten. Beispielsweise ist die Slack Time bei Google ein Tag pro Woche (20- %-Time). Ein Muss ist, dass die Projekte mit dem Geschäft in Zusammenhang stehen. Mitarbeiter und Teams berichten außerdem regelmäßig über ihre Projekte.

Die 2 Varianten der Slack Time:

1. Die Mitarbeiter arbeiten einzeln an eigenen Projekten.
2. Es wird ein Open-Space geschaffen. Ein abteilungsübergreifendes Team arbeitet an einem Thema.

Die Open-Space-Technology ist eine Methode der Großgruppenmoderation zur Strukturierung von Konferenzen. Ebenso kann sie aber auch problemlos in kleinen Gruppen etabliert werden. In diesem Fall versammeln sich alle am jeweiligen Thema interessierten Mitarbeiter im entsprechenden Raum, um an dem jeweilig konkreten Thema zu arbeiten. Der Raum ist für alle Mitarbeiter aller Abteilungen offen.

Die Vorteile des Slack Time-Hacks sind die Entwicklung von Innovationen und neuer Ideen oder die Auflösung eingefahrener Denkmuster und das Lösen von vorhandenen Problemen. Außerdem können Teams dadurch den Weg in ihre eigenständige Organisation finden.

Außenvor bleibt Ergebnisdruck, denn es sollen Ideen verwirklicht werden können und Druck verhindert bekanntlich Kreativität.

Retrospektive/Retro

Unter Retro wird ein periodisch stattfindendes Meeting verstanden, dessen Ziel die Verbesserung der Zusammenarbeit ist. Retrospektiven sind daher geeignet, um Probleme im sozialen Austausch anzusprechen und zu lösen, wobei es nicht um inhaltliche Fragen geht.

Die Vorgehensweise ist simpel: Alle Teammitglieder schreiben ihre Eindrücke nach der Methode „keep, drop, try“ auf. Sie werten sie gemeinsam danach aus, was gut funktioniert und behalten werden soll und was nicht gut läuft und durch Neues ersetzt werden kann. Besonders zu beachten ist außerdem die Moderation, die für eine offene, vertrauensvolle Atmosphäre sorgen muss.

Besonders praktikabel ist Retrospektive in jenen Teams, die ihre Zusammenarbeit reflektieren und verbessern wollen. Ebenso hilfreich erweist es sich in Teams, wo die Gerüchteküche brodelt, Probleme jedoch nicht angesprochen werden. Auch im kontinuierlichen Verbesserungsprozess kann Retro eingesetzt werden.

Timeboxing

Timeboxing ist ein Hack mit welchem sich Meetings effizient gestalten lassen. Dabei wird für jeden Agendapunkt eine genaue Redezeit pro Person festgelegt. Diese „Timebox“ darf nicht überschritten werden und zwingt die Teilnehmenden dadurch, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und sich auf das Meeting vorzubereiten. Jeder Teilnehmende muss sich an dieses Konzept halten und es ernst nehmen.

Als Hilfsmittel ist eine große, für alle sichtbare Uhr, ein Timer oder eine Sanduhr notwendig.

Bei endlosen Diskussionnen, bei Personen oder Personengruppen, die oft vom Thema abschweifen oder um introvertierte Mitarbeiter zu Wort kommen zu lassen, ist Timeboxing besonders hilfreich. Essentiell ist, dass die am Timeboxing beteiligten Führungskräfte einverstanden sind und sich an die Regeln halten. Dies erfordert ein gewisses Maß an Disziplin.