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Die neue Homeoffice-Pauschale
Seit 1. April 2021 haben Dienstnehmer Anspruch auf die Homeoffice-Pauschale, wenn der Dienstgeber keine oder nicht alle verwendeten digitalen Arbeitsmittel zur Verfügung stellt.
Allgemeines
In jene Fälle, in denen keine oder nicht alle verwendeten digitalen Arbeitsmittel durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, steht für die Kostenabgeltung durch den Arbeitgeber eine Homeoffice-Pauschale zu (§ 26 Z 9 lit a EStG idF 2. COVID-19-StMG). Es handelt sich dabei um einen durch den Arbeitgeber geleisteten Ersatz, der keinen steuerbaren Arbeitslohn darstellt. Daher fallen auch keine Kommunalsteuer und kein Dienstgeberbeitrag nach dem FLAG an.
Voraussetzungen
Die Berücksichtigung der Homeoffice-Pauschale setzt voraus, dass der Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit in der Wohnung ausübt.
Hinweis:
Unter Wohnung ist entsprechend § 18 Abs 1 AVRAG die Privatwohnung des Arbeitnehmers zu verstehen. Der Begriff schließt auch eine Wohnung in einem Nebenwohnsitz oder die Wohnung eines nahen Angehörigen oder Lebensgefährten ein. Parks, Restaurants, Cafés, Vereinslokale oder öffentliche Flächen fallen jedoch nicht darunter.
Der nicht steuerbaren Auszahlung der Homeoffice-Pauschale muss eine Vereinbarung zu Grunde liegen. Es ist dabei unerheblich, ob die Zahlung durch den Arbeitgeber auf einer individuellen oder kollektiven arbeitsrechtlichen Vereinbarung beruht.
Homeoffice-Tag
Als Homeoffice-Tag gelten nur jene Arbeitstage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird. Dies gilt auch für Teilzeitbeschäftigte, wenn die gesamte berufliche Tätigkeit an diesem Arbeitstag im Homeoffice verbracht wird; dh der Homeoffice-Tag ist unabhängig von der täglichen Normalarbeitszeit des Arbeitnehmers.
Beispiele: Homeoffice-Tag
Ein Arbeitnehmer arbeitet den halben Tag von zu Hause und fährt anschließend auf Dienstreise. Der Tag einer Dienstreise stellt keinen Homeoffice-Tag dar, die Tätigkeit nicht ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird.
Ein Arbeitnehmer arbeitet den halben Tag von zu Hause und hat sich für den anderen halben Tag Urlaub genommen. In diesem Fall liegt ein Homeoffice-Tag vor, weil die gesamte berufliche Tätigkeit dieses Tages ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird.
Ein Homeoffice-Tag wird aber dadurch ausgeschlossen, dass derselbe Arbeitstag gleichzeitig für eine Pendlerpauschale und die Homeoffice-Pauschale berücksichtigt wird.
Hinweis: Pendlerpauschale und Homeoffice-Pauschale
Wird die Strecke Wohnung – Arbeitsstätte an mindestens elf Tagen im Kalendermonat zurückgelegt, ist es möglich, sowohl die volle Pendlerpauschale als auch die Homeoffice-Pauschale für die Homeoffice-Tage des entsprechenden Monats zu berücksichtigen.
Höhe der Homeoffice-Pauschale
Die Homeoffice-Pauschale beträgt maximal EUR 3,– pro Homeoffice-Tag, wobei der Arbeitgeber nicht mehr als 100 Tage pro Kalenderjahr nicht steuerbar berücksichtigen kann; dh die höchste nicht steuerbare Homeoffice-Pauschale beträgt EUR 300,– pro Jahr.
Die nicht steuerbare Behandlung der Homeoffice-Pauschale muss nicht zwangsläufig mit der Anzahl der im Kalendermonat tatsächlich geleisteten Homeoffice-Tage korrelieren. Es kann daher auch ein fixer Monatsbetrag ausbezahlt werden. Der Arbeitgeber muss aber in derartigen Fällen Sorge tragen, dass – auf das Kalenderjahr bezogen – der nach der Anzahl der tatsächlich geleisteten Homeoffice-Tage richtige Betrag nicht steuerbar belassen wurde. Gegebenenfalls hat die Richtigstellung durch eine Aufrollung zu erfolgen.
Leistet der Arbeitgeber weniger als EUR 3,– pro Tag an Homeoffice-Pauschale, kann der Arbeitnehmer gem § 16 Abs 1 Z 7a lit b EStG den Differenzbetrag zwischen der vom Arbeitgeber nicht steuerbar erhaltenen Pauschale und dem Maximalbetrag von EUR 3,– für jeden von ihm tatsächlich geleisteten Homeoffice-Tag innerhalb der Höchstgrenze von 100 Tagen als pauschale Werbungskosten in der Veranlagung geltend machen, sofern ein steuerlich zu berücksichtigendes Arbeitszimmer nicht vorliegt.
Allfällige Aufwendungen des Arbeitnehmers für digitale Arbeitsmittel (wie insbesondere Computer und deren Zubehör) sind um die Summe aus einer nicht steuerbar gewährten Homeoffice-Pauschale und den anfallenden Werbungskosten gem § 16 Abs 1 Z 7a lit b EStG zu kürzen.
Beispiel:
A arbeitet im Jahr 2022 an 42 Tagen ausschließlich in seiner Wohnung (außerhalb eines Arbeitszimmers). Er erhält dafür EUR 2,50 pro Tag, in Summe also EUR 105,– als Homeoffice-Pauschale durch seinen Arbeitgeber. In der Veranlagung 2022 kann er den Betrag von EUR 21,– zusätzlich als Werbungskosten gem § 16 Abs 1 Z 7a lit b EStG geltend machen. Dieser Betrag ergibt sich aus der Differenz zwischen der höchsten zustehenden Homeoffice-Pauschale von EUR 126,– (42 Tage x EUR 3,–) und dem vom Arbeitgeber nicht steuerbar zugewendeten Betrag von EUR 105,–.
Zusätzlich erwirbt A im Jahr 2022 einen Computer um EUR 600,–, den er zu 60 % beruflich nutzt. Der berufliche Anteil seiner Ausgaben beträgt daher EUR 360,–. Diese Ausgaben für digitale Arbeitsmittel sind um die Homeoffice-Pauschale in Höhe von EUR 105,– sowie den Betrag von EUR 21,– (Werbungskosten gem § 16 Abs 1 Z 7a lit b EStG) zu kürzen: 360 – (105 + 21) = EUR 234,–. Dieser Betrag stellt gem § 16 Abs 1 Z 7 EStG Werbungskosten für digitale Arbeitsmittel dar.
Beispiel:
B arbeitet im Jahr 2022 an 115 Tagen ausschließlich in seiner Wohnung (außerhalb eines Arbeitszimmers). Er erhält von seinem Arbeitgeber für 50 Tage eine Homeoffice-Pauschale von EUR 3,– pro Tag, dh in Summe EUR 150,–. B kann in seiner Veranlagung einen Betrag von EUR 150,– (50 Tage x EUR 3,–) als Werbungskosten gem § 16 Abs 1 Z 7a lit b EStG geltend machen.
Achtung: Wichtiges To-do für die Lohn- und Gehaltsverrechnung
Um die Überprüfung der Anzahl der Homeoffice-Tage in der Veranlagung zu gewährleisten, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Anzahl der Homeoffice-Tage, die ein Arbeitnehmer leistet im Lohnkonto zu erfassen, unabhängig ob eine Homeoffice-Pauschale ausbezahlt wird oder nicht; dh der Arbeitgeber hat die Anzahl der Homeoffice-Tage im Lohnkonto und im Lohnzettel ab 2021 anzuführen.
Bei der Berücksichtigung der Werbungskosten für Homeoffice kommt es gem § 16 Abs 3 EStG zu keiner Gegenrechnung mit der Werbungskostenpauschale.
Die Regelungen zur Homeoffice-Pauschale und den entsprechenden Werbungskosten (§ 16 Abs 1 Z 7a lit b EStG) sind erstmalig für Homeoffice-Tage ab dem 1. Jänner 2021 und für Lohnzahlungszeiträume ab dem 1. Jänner 2021 bzw in der Veranlagung 2021 anzuwenden.
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