Konfliktmanagement in der Immobilienverwaltung
Immobilienverwalter müssen heute weitaus mehr können als verwalten, vermitteln und bauen. Welchen Aufgaben muss sich dieser beim Konfliktmanagement stellen?
Überblick, Problemstellung
Immobilienverwalter müssen heute weitaus mehr können als verwalten, vermitteln und bauen. So stellen Konfliktmanagement sowie Beschwerdemanagement bedeutende Aufgaben der Immobilienverwaltung dar. Die Immobilienverwaltung, besonders von Wohnungseigentumsobjekten, sieht sich bereits seit geraumer Zeit mit steigenden Qualitätsansprüchen der Nutzer konfrontiert. Dieses Fachgebiet erfordert – mehr denn je – ganzheitlich ausgebildete Fachkräfte mit zumindest einem Basiswissen in Mediation und Konfliktlösung.
In der Immobilienbranche besteht, insbesondere aufgrund hoher finanzieller Werte und Risiken, und weil es sich um einen besonders geschützten Bereich handelt, ein erhöhtes Konfliktpotenzial. Mögliche Konfliktsituationen im Zusammenhang mit Immobilien sind zum Beispiel die Planung, der Bau und die Nutzung von Immobilien, deren Kauf und Verkauf, Nachbarschaftskonflikte oder die Übergabe von Immobilien. Wo mehrere Menschen unter einem Dach bzw in unmittelbarer Nähe leben, kann es häufig zu Konflikten kommen, bei denen etwa über Lärm, Rauch, Umbaumaßnahmen oder Haustierhaltung diskutiert wird. Gut ausgebildete Immobilienverwalter können in solchen Fällen einen wichtigen Beitrag zur Konfliktlösung leisten, sodass die Einschaltung eines Mediators oder die Austragung des Streites vor Gericht verhindert werden kann.
Auch im Bereich des Konfliktmanagements sind die Grundsätze der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit zu beachten (siehe auch § 23 WGG), nach welchen im Allgemeinen die Tätigkeiten der Immobilienverwaltung zu erfolgen haben.
Aufgabenbereich des Immobilienverwalters
Das Aufgabengebiet einer Immobilienverwaltung ist im WEG 2002, insbesondere in § 20 WEG 2002, bzw ABGB und MRG gesetzlich definiert. Im Verwaltungsvertrag wird der Umfang näher festgelegt.
Der Aufgabenbereich der Immobilienverwaltung ist hier bei Eigentums- und Mietwohnungen im Grunde genommen derselbe, allerdings dürfen bei Mietwohnungen neben den Betriebskosten die Kosten für Instandhaltungsmaßnahmen, wie zum Beispiel Sanierungsarbeiten, nicht auf die Mieter übertragen werden.
Eine Immobilienverwaltung vertritt die Interessen aller Wohnungseigentümer und übernimmt eine Vielzahl an Aufgaben. Sie ist bei jeglichen Problemen bezüglich einer Liegenschaft zu kontaktieren, um Schadensbegrenzung bzw Schadensbehebung zu betreiben. Konkret ist der Immobilienverwalter vor allem verpflichtet, gemeinschaftsbezogene Interessen aller Wohnungseigentümer zu wahren, das bedeutet sparsam, zweckmäßig und wirtschaftlich zu verwalten. Dies stellt die oberste Handelsmaxime dar, nach welcher der Immobilienverwalter seine Tätigkeit auszurichten hat. Darüber hinaus hat er Weisungen der Mehrheit der Miteigentümer zu befolgen, soweit diese nicht gesetzwidrig sind, über zukünftige Arbeiten und die dafür nötigen Zahlungen zu informieren, eine ordentliche und richtige Abrechnung zu legen sowie für größere Erhaltungs- und Verbesserungsarbeiten mindestens drei Angebote einzuholen.
Mediation
Mediation ist eine auf Freiwilligkeit der Parteien beruhende Tätigkeit, bei der ein fachlich ausgebildeter, neutraler Vermittler, der Mediator, mit anerkannten Methoden die Kommunikation zwischen den Parteien systematisch mit dem Ziel fördert, eine von den Parteien selbst verantwortete Lösung ihres Konfliktes zu ermöglichen. Eine der Zielgruppen in der Immobilienbranche sind vor allem Immobilienverwaltungen.
Der Nachteil, den die Mediation mit sich bringt, ist, dass diese im WGG nicht vorgesehen ist und sich daher nicht in den Betriebskosten unterbringen lässt.
Konflikte im Rahmen von Beschlussfassungen und Versammlungen
Gemäß § 25 WEG ist alle zwei Jahre eine Eigentümerversammlung abzuhalten. Die Einladung zu dieser hat durch den Immobilienverwalter oder drei Miteigentümer, die zusammen ein Viertel der Nutzwerte bilden, zu ergehen. Eigentümerversammlungen dienen vor allem der Willensbildung, welche besonderes Konfliktpotenzial in sich birgt.
Willensbildung im WEG
Beschlüsse zu Themen der Liegenschaftsverwaltung können mündlich, schriftlich oder mittels Umlaufbeschluss zustande kommen. Das Gesetz sieht hierfür keine Formvorschriften vor. Es ist eine absolute Mehrheit, dh Mehrheit nach Nutzwerten, oder eine qualifizierte Mehrheit, dh 2/3 Mehrheit nach Nutzwerten, erforderlich.
Rechtswirksamkeit erlangt ein Beschluss endgültig erst mit Ablauf der Anfechtungsfrist.
Beschlussanfechtung
Mit der Beschlussanfechtung soll überprüft werden, ob ein konkreter Wille der Eigentümergemeinschaft vorliegt und ob dieser rechtswirksam ist.
Ein entsprechender Antrag ist beim zuständigen Bezirksgericht fristgerecht einzubringen. In diesem Antrag müssen alle infrage kommenden Anfechtungsgründe taxativ aufgezählt werden. Kommt zu einem späteren Zeitpunkt ein weiter Grund hinzu, so bleibt dieser unbeachtet. Der Antrag ist gegen alle übrigen Wohnungseigentümer zu richten und auf die Feststellung der Rechtsunwirksamkeit des Beschlusses wegen formeller Mängel, Gesetzwidrigkeit und Fehlen der erforderlichen Mehrheit oder inhaltlicher Kontrolle gemäß § 29 WEG einzubringen.
Konfliktmanagement
In der Immobilienverwaltung gilt es Konfliktpotenzial rechtzeitig zu erkennen, um präventiv tätig werden zu können und damit ein Gerichtsverfahren möglichst zu vermeiden. Zum Beispiel in dem Fall, dass ein Wohnungseigentümer eine Satellitenanlage oder eine Klimaanlage montieren möchte, benötigt er hierfür die Zustimmung aller übrigen Wohnungseigentümer. Verweigert einer oder mehrere der Eigentümer die Zustimmung, kann diese gegebenenfalls auch vom Gericht ersetzt werden. Das Problem dabei ist natürlich, dass der die Zustimmung verweigernde Eigentümer die Entscheidung nicht mehr in der Hand hat. Auch aus dessen Sicht ist es daher am besten, lieber Gespräche mit dem Eigentümer, der die Erhaltung der Zustimmung anstrebt, zu führen. So kann am ehesten eine für alle Seiten akzeptable Lösung gefunden werden; im Beispielfall der Klimaanlage könnte besprochen werden, wo diese montiert werden soll oder man könnte sich auf ein Gerät einigen, das besonders leise ist.
Die Rolle des Immobilienverwalters kann hier darin bestehen, sich mit den Streitparteien zusammenzusetzen und in Ruhe das mögliche Procedere zu bestimmen. Können sich die Parteien einigen und wollen sie eine Vereinbarung treffen, hat der Immobilienverwalter sicherzugehen, dass allfällige Vorschriften des zwingenden Rechts eingehalten werden und sich hierfür bei Unklarheiten und Zweifeln an einen Juristen bzw Rechtsanwalt zu wenden.
Vereinbarung einer Schlichtungsklausel
Die Parteien haben die Möglichkeit, eine Schlichtungsklausel zu vereinbaren. Ist dies erfolgt, hat die Schlichtungsstelle die Aufgabe, vor Anrufung des staatlichen Gerichts einen Rechtsstreit durch Herbeiführung einer Einigung zwischen den Streitteilen zu vermeiden. Im Gegensatz zu einer Schiedsklausel ist die Schlichtungsstelle also nicht dazu berufen, anstellen des staatlichen Gerichts zu entscheiden. Bei Scheitern einer Einigung ist die Anrufung der ordentlichen Gerichte nicht ausgeschlossen (OGH 17.08.2001, 1 Ob 300/00z; RIS-Justiz RS0045292).
Wurde eine Schlichtungsklausel vereinbart, ist die Anrufung der staatlichen Gerichte so lange ausgeschlossen, bis der für die Streitteile zuständige Fachverband der Wirtschaftskammer Österreich den Versuch unternommen hat, im Konflikt zwischen den Parteien eine einvernehmliche Regelung herbeizuführen.
Welche Streitigkeiten von einer Schlichtungsklausel umfasst sind, ist nach ihrem Inhalt zu ermitteln (vgl RIS-Justiz RS0018023).
Die Nichteinhaltung dieses Schlichtungsverfahrens begründet die vorläufige Unzulässigkeit des Rechtswegs und kann vom Gericht auch ohne entsprechenden Einwand der Parteien von Amts wegen geprüft und aufgegriffen werden. Hat der Kläger vor Einbringung der Klage samt Sicherungsantrag in einer dem Schlichtungsverfahren unterliegenden Streitigkeit keinen Schlichtungsversuch unternommen und steht fest, dass er solches auch künftig nicht beabsichtigt, besteht mangels klagbaren Anspruchs kein Sicherungsbedürfnis (OGH 15.01.2013, 4 ob 203/12z).
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