25.01.2023 | Nachhaltigkeit | ID: 1130022

Einführung einer Softwarelösung für Nachhaltigkeit im Betrieb – was gilt es zu beachten?

Lesen Sie in diesem Beitrag, welche wichtigen Schritte Sie für eine effiziente Einführung einer Nachhaltigkeitsmanagementsoftware im Unternehmen setzen sollten.

Die Nachhaltigkeitsberichterstattung stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar: Die Darstellung des Prozesses sowie die Vielfalt an Indikatoren (Energie, soziale Indikatoren, Compliance-Kennzahlen etc) überfordert im ersten Moment. Eine geeignete Nachhaltigkeitsmanagementsoftware kann hier Abhilfe schaffen. Mittlerweile sind die verschiedensten Varianten für KMU und Großunternehmen am Markt verfügbar.

Schritt 1: Klare Zieldefinition vor Software-Einführung

Vor der Einführung einer Nachhaltigkeitsmanagementsoftware (NMS) sollte eine klare Definition der Ziele erfolgen. Wobei klar ist, dass mit der NMS wohl nie alle Bedürfnisse perfekt abdeckt werden können. Deshalb sollte im Unternehmen nach einer NMS-Lösung gesucht werden, die die wichtigsten Bedürfnisse abdeckt:

• Datenerfassung, Datenaufbereitung
  (Einspielen, Erfassen, Plausibilisieren, Verarbeiten, Aufbereiten)
• Ablauf in der Berichterstellung
  (automatisiert, redaktionelle textliche oder grafische Berichtsteile)
• Form der Publikation
  (Print, Web, Online)

Aufbauend darauf sollten die passenden Standards und Berichtsmöglichkeiten definiert, die Vorsysteme und der Dateninput beschrieben und erst nach Erstellung dieser Kriterien die geeignete Software gesucht werden.

Schritt 2: Vorsysteme und Möglichkeiten der Datengenerierung

Die Herausforderung bei der Einführung einer NMS-Software liegt in der Vielfältigkeit der Datenquellen. Je größer und spezialisierter das Unternehmen, desto mehr Abteilungen sind von der Datenmeldung betroffen. Es ist dabei wichtig, möglichst alle betroffenen Abteilungen (IT-Abteilung, Controlling, Logistik etc) in den Prozess miteinzubeziehen, am besten schon bevor die endgültige Entscheidung für eine konkrete NMS getroffen wird.

Die ideale Variante ist selbstverständlich, die Softwarelösungen über Schnittstellen zu verbinden und die Dateneinspeisung so automatisiert wie möglich zu generieren.

Schritt 3: Auswahl einer geeigneten Nachhaltigkeitsmanagementsoftware (NMS)

Die Angebotspalette für NMS reicht von In-House-Lösungen bis zu cloud-basierten Angeboten, die Managementprozesse, inklusive Planung, Umsetzung, Überwachung und Kommunikation von unternehmerischen Nachhaltigkeitsmaßnahmen abbilden.

Auf der Suche nach der idealen Nachhaltigkeitsmanagementsoftware empfiehlt es sich, den Markt vorher gründlich zu studieren und zu wissen, was eine Software leisten soll.

Die technischen Kriterien für eine NMS sollten Sie gemeinsam mit Ihrem IT-Team definieren. Prinzipiell ist zwischen allgemeinen Softwareanforderungen gemäß ISO 25010 (wie zB höchste Sicherheit, Funktionalität, perfekte Usability etc) und spezifischen Anforderungen an eine NMS (wie zB Rentabilität, Reporting-Möglichkeit, spezifische CSR- oder ESG-Komponenten) zu unterscheiden.

Schritt 4: Projektorganisation

Nach der Auswahl und Konfiguration der Software erfolgt die Einführung im Unternehmen. Dies ist oft eine etwas heikle Phase. Mitarbeiter müssen sich erst an das neue System und die geänderten Arbeitsprozesse gewöhnen.

Die Projektabwicklung über eine Matrixorganisation ist am zielführendsten. Alle Projektmitarbeiter bleiben dabei in ihren Abteilungen und werden bis zur endgültigen Implementierung der Software zeitlich für das Projekt freigestellt.

Die Projektleitung definiert mit dem Steuerungsausschuss die Zeitpläne und die notwendigen Ressourcen und organisiert nach der Implementierung die Schulung der relevanten Mitarbeiter.

Quelle: Praxishandbuch Nachhaltigkeitsberichterstattung (weka.at)