Aufbewahrungsdauer und Löschung von Personalakten
Lesen Sie hier über Entscheidungen der österreichischen Datenschutzbehörde seit Inkrafttreten der DSGVO sowie praxisrelevanten Fragen zum Arbeitnehmerdatenschutz in Zusammenhang mit der Aufbewahrungsdauer und Löschung von Personalakten.
Gemäß Art 5 Abs 1 lit e DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange in einer Form gespeichert werden, die eine Identifizierung der betroffenen Personen zulässt, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist und überdies solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Dieser Beitrag befasst sich mit diesbezüglichen, aktuellen Entscheidungen der österreichischen Datenschutzbehörde (DSB) seit Inkrafttreten der DSGVO und erläutert praxisrelevante Fragen zum Arbeitnehmerdatenschutz in Zusammenhang mit der Aufbewahrungsdauer und Löschung von Personalakten.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Personalakten
Es existieren keine einheitlichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten. Es muss vielmehr auf den Einzelfall abgestellt werden und nach Art der Daten, Dokumenttyp und Verarbeitungszweck differenziert werden, denn die Fristen für die Speicherung von den im Personalakt enthaltenen Daten ergeben sich in datenschutzrechtlicher Hinsicht aus den jeweiligen gesetzlichen Verjährungsfristen und Aufbewahrungspflichten.
- Personaldaten müssen für steuerliche Zwecke und Buchhaltungszwecke mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden. Ist ein Verfahren anhängig, welches die Abgabenerhebung betrifft, so müssen sie darüber hinaus noch so lange gespeichert werden, wie es für das konkrete Verfahren notwendig ist.
- Ebenso gilt für sozialversicherungsrechtliche Unterlagen in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren.
- Eine Verjährungsfrist von 3 Jahren gilt für die Geltendmachung von Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis.
- Unterlagen, die für die Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden, dürfen während der gesetzlichen Verjährungsfristen für diesen Zweck weiter aufbewahrt werden.
- Wenn Daten für die Ausstellung eines einfachen Dienstzeugnisses benötigt werden, sind sie 30 Jahre ab Austritt des jeweiligen Mitarbeiters zu speichern.
Es sollte unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungspflichten evaluiert werden, wie lange jeweilige Daten tatsächlich benötigt werden. An diese tatsächlichen Erfordernisse angelehnt sollten entsprechende Löschregeln etabliert werden.
Mitarbeiter können die Löschung der im Personalakt abgelegten Aktenvermerke und die Löschung ihrer Krankenstandstage nicht verlangen
Prinzipiell müssen Aufzeichnungen über Krankenstandstage nach sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften und für Zwecke der Berechnung und Überprüfung der Lohnsteuer mindestens 7 Jahre gespeichert und aufbewahrt werden - dazu sind Dienstgeber nach § 132 Abs 1 BAO rechtlich verpflichtet. Daher kann die Löschung der die Lohnsteuer betreffenden Daten auch von Mitarbeiter/innen nicht verlangt werden (DSB D122.944/0007).
Für Aktenvermerke existieren hingegen keine gesetzlichen Speicherfristen. Hierfür bieten die allgemeinen Verjährungsfristen bloß eine grobe Orientierung. Im gegenständlichen, von der DSB zu beurteilenden Fall (D122.944/0007) verweigerte der ehemalige Arbeitgeber des Beschwerdeführers unter anderem die Löschung eines Aktenvermerks, in welchem stand, dass von einer eventuellen Wiedereinstellung des Beschwerdeführers abgesehen werde. Dabei verwies der Arbeitgeber darauf, dass der Personalakt drei Jahre nach Ausscheiden gelöscht werde.
Nach Ansicht der DSB wiegt das Dokumentationsinteresse des ehemaligen Arbeitgebers höher als das Interesse des Beschwerdeführers an der Löschung des Aktenvermerks. Insbesondere begründete die DSB die Abwägung zugunsten des Arbeitgebers damit, dass es ihm nicht verwehrt werden dürfe „zu bestimmen, mit wem dieser (zukünftig) ein Dienstverhältnis eingehen möchte“. Eine dreijährige Speicherdauer des Aktenvermerks wird von der DSB überdies als verhältnismäßig angesehen. Nach Ablauf dieses Zeitraums steht es dem Beschwerdeführer sodann wieder offen, sich erneut zu bewerben.
Bewerbungsunterlagen dürfen 7 Monate lang gespeichert werden
Innerhalb von 6 Monaten ab erfolgter Absage können Ansprüche von Bewerber/innen nach dem Gleichbehandlungsgesetz (§ 15 GlBG) geltend gemacht werden. Daraus ergibt sich, dass Arbeitgeber die Daten der Bewerber/innen mindestens 6 Monate aufbewahren müssen, sollten sie sich im Fall von behaupteter Diskriminierung freibeweisen müssen. In ihrer Entscheidung D123.085/0003 hat die DSB festgehalten, dass bei der Aufbewahrung der Daten ein zusätzlicher Monat für die Zustellung einer allfälligen Klage einberechnet wird und sich somit eine Aufbewahrungsdauer von 7 Monaten als angemessen erweist.
DSGVO-konforme Löschung von personenbezogenen Daten
Besonders wichtig für die Praxis ist, dass personenbezogene Daten auch durch Anonymisierung DSGVO-konform gelöscht werden können (DSB D123.270/0009). Eine Löschung ist sodann auch gegeben, wenn die Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten der jeweiligen betroffenen Person nicht mehr möglich ist („Löschung durch Unkenntlichmachung“). Eine mögliche Rekonstruktion durch technische Hilfsmittel steht dem nicht entgegen. Eine vollständige Irreversibilität ist unabhängig vom zur Löschung verwendeten Mittel daher nicht notwendig.
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