Effektiv Delegieren: Wertvolle Tipps für die Arbeitsteilung
Es ist durchaus sinnvoll durch effiziente Delegation die Handlungsverantwortung abzugeben und so Mitarbeiter zu motivieren. Denn, so der Schriftsteller Richard Schaukal, „Alles selbst machen zu wollen ist das Kennzeichen der Unbegabten“.
Delegation als Fähigkeit
Damit Sie sich als Führungskraft bestmöglich weiterentwickeln ist es wichtig durch Delegation zeitliche Ressourcenfür Aufgaben zu schaffen, die wirklich nur Sie alleine erfüllen können. Die Anzahl an Aufgaben, die Sie als Leader übernehmen können ist schließlich begrenzt und lässt sich auch nicht durch harte Arbeit ins Unermessliche aufstocken. Daher ist es besonders essenziell dazu bereit zu sein, Kompetenzen sowie Verantwortlichkeit an andere abzugeben. Diese spezifische Arbeitsteilung muss so gewählt sein, dass die Aufgaben von den Mitarbeitern effizient und effektiv erledigt werden können. Wenn die Mitarbeiter die jeweilig notwendigen Qualifikationen besitzen, ist Delegation uneingeschränkt möglich.
Delegation als Mittel zum Erfolg
Dabei kann die erste wichtige Frage als Leader entscheidend sein: „Welche Aufgaben werde ich ab sofort nicht mehr selbst erledigen?“
Sie können grundsätzlich drei Dinge delegieren: Aufgaben, Funktionen oder Projekte. Da etwa Projekte anspruchsvoller als Aufgaben sind, ist es sinnvoll Mitarbeiter zuerst mit Aufgaben, danach Funktionen und erst zuletzt mit Projekten zu befassen. Ihre Mitarbeiter können sich dadurch bewähren und verbessern und Sie fördern zusätzlich auch deren Motivation.
Wählen Sie Ihre Mitarbeiter bedacht aus. Zu berücksichtigen gilt jedenfalls die Ausbildung, das berufliche Interesse sowie die bisher bewiesenen Fähigkeiten bei der Durchführung ähnlicher Aufgaben.
Definierte Ziele
Um eine effektive Delegation zu gewährleisten sollten Sie die zu delegierende Aufgabe mit den jeweiligen Mitarbeitern sorgfältig besprechen. Erfahrungsgemäß ist diese Planungsaufgabe meist jene Herausforderung, die Sie letztendlich vom Delegieren abhält. Je nach Fähigkeit und Erfahrung der Mitarbeiter sollten Sie zuerst die Aufgabe und den erwarteten Zeitaufwand, den Rang, die Reihenfolge, erwartete Schwierigkeiten und eingesetzte Mittel klären. Im Anschluss daran ist es wichtig die quantitativen und qualitativen Ziele und Arbeitsergebnisse, die Sie erwarten, zu klären. Ebenso essenziell ist es die Entscheidungs-, Mitsprache-, Informations- und Anweisungsbefugnisse über personelle und sachliche Ressourcen zu entscheiden. Weiters müssen Sie klären, wie und wie oft Sie informiert bleiben möchten. Sie sollten sodann die zu erledigende Aufgabe Ihren Mitarbeitern anbieten und erklären, warum gerade sie für die Bewältigung dieser geeignet sind. Letztendlich prüfen Sie dann, ob Sie von den jeweiligen Mitarbeitern auch verstanden wurden und erst dann delegieren Sie die Aufgaben an Ihre Mitarbeiter.
Effektives Delegieren in sieben Schritten
1. Warum soll ich diese Aufgabe erledigen?
Der erfolgreiche Unternehmer John D. Rockefeller hat es so formuliert: „Ich arbeite nach dem Prinzip, dass man niemals etwas tun soll, was ein anderer für einen erledigen kann.“ Bei jeder Aufgabe, die Sie übernehmen sollten Sie sich die Frage stellen: Warum soll gerade ich diese Aufgabe erledigen? Dies beginnt schon beim Blick in den Posteingang: Wenn sie nicht die Person sind, die dies unbedingt tun muss, so sollten Sie nach einem Ihrer Mitarbeiter suchen, der diese Aufgabe am besten für Sie ausführen kann. Dabei ist es wichtig die geeignete Person nach Ihrer Effizienz auf möglichst niedriger Hierarchieebene zu suchen. Die Verantwortung dafür tragen Sie: Sollten Sie daher die falsche Person ausgesucht haben, so liegt die Verantwortung alleine bei Ihnen und nicht bei der ausgewählten Person.
2. Delegieren im Dialog
Führen Sie ein Gespräch mit dem jeweiligen Mitarbeiter, welchem Sie eine Aufgabe delegieren und stellen Sie sicher, dass dieser die Aufgabe genau verstanden hat und weiß, was von ihm erwartet wird. Auch offene Fragen sind in diesem Dialog zu klären.
3. Festlegegen von Terminen
Sie sollten sich mit Ihrem Mitarbeiter auf konkrete Termine einigen, die weder unrealistisch kurz noch zu lange gedehnt sind. Es ist wichtig zu klären bis wann abgeschlossen sein soll und ob ein Evaluation dazwischen notwendig ist. Diese Termine sollten schriftlich festgehalten werden.
4. Ressourcenzugang
Bestimmen Sie vorab, welche Ressourcen der Mitarbeiter benötigen wird und wie er zu diesen Zugang erlangt. In eventu sollte auch geklärt werden, wo er gegebenenfalls Ersatz finden kann.
5. Einander Vorstellen von Mitarbeitern
Es ist besonders wichtig alle zusammenarbeitenden Mitarbeiter untereinander bekannt zu machen. Geben Sie allen mit dem Projekt in Berührung kommenden Mitarbeitern Bescheid, sodass diese fortan etwaige Fragen an den delegierten Mitarbeiter stellen. Sie gewährleisten damit effiziente Delegation, indem Sie die Aufgabe, die Funktion oder das Projekt vollständig in die Hand des jeweiligen Mitarbeiters legen und sich dadurch selbst Zeitressourcen verschaffen. Sie sichern damit außerdem die Unterstützung der anderen und zeigen Ihr Vertrauen für jenen Mitarbeiter, an den Sie delegieren.
6. Die gesamte Aufgabe übergeben
Wenn die Aufgabe delegiert ist, sollten Sie sich sodann raushalten. Es kann auch vorkommen, dass Sie – besonders wenn Sie als Vorgesetzter hohe Standards an sich selbst legen – darüber enttäuscht sind, wie Ihr Mitarbeiter die Aufgabe erledigt. Beschränken Sie sich aber höchstens auf Ratschläge zur Aufgabenerledigung. Bedenken Sie dabei jedoch, dass Sie die Aufgabe übergeben haben und schließlich das Ergebnis zählt.
7. Progress Reports
Fortschrittsberichte ermöglichen Ihnen zunächst den Fortschritt des Projekts zu verfolgen. Sie sind jedoch auch eine Hilfestellung für den Mitarbeiter, da er durch sie leichter erkennen kann, ob er auf dem richtigen Weg ist. Einigen Sie sich daher im Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter darauf, wann und wie oft ein Progress Report eingereicht werden soll.
Letztendlich ist richtiges Delegieren essenziell für effektives Zeitmanagement, es bringt Erfolg für alle Beteiligten und ist dadurch ein geeignetes Mittel für Motivation am Arbeitsplatz.
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