Häufige Fehler im Rahmen einer GPLB und wie Unternehmen sie vermeiden
Bei der Gemeinsame Prüfung Lohnabgaben und Beiträge (GPLB) trifft Abgabenpflichtige eine Offenlegungs- und Mitwirkungspflicht. Vorsicht ist bei Fehlerquellen rund um die Arbeitszeit geboten!
Der Abgabenpflichtige hat iSd Bestimmung des § 119 BAO sämtliche Unterlagen, die über Bestand und Umfang einer Abgabepflicht Auskunft geben, vollständig und wahrheitsgemäß offenzulegen (vgl Höfle/Fellner/Schulitz 2016, S 13 f.).
§ 119 BAO betrifft Obliegenheiten der Abgabepflichtigen, und zwar konkret die Offenlegungs- und Wahrheitspflicht: Die für den Bestand und Umfang einer Abgabepflicht oder für die Erlangung abgabenrechtlicher Begünstigungen bedeutsamen Umstände sind vom Abgabepflichtigen nach Maßgabe der Abgabenvorschriften offenzulegen. Die Offenlegung muss vollständig und wahrheitsgemäß erfolgen.
Hinweis:
Einerseits trifft die Abgabenbehörde, sohin auch das Verwaltungsgericht, die Pflicht zur amtswegigen Ermittlung, andererseits die Partei die Offenlegungs- und Mitwirkungspflicht. Beide Pflichten bestehen grundsätzlich nebeneinander und schließen einander nicht aus. Die amtswegige Ermittlungspflicht besteht zwar auch dann, wenn die Partei ihre Verpflichtungen zur Offenlegung und Mitwirkung verletzt, doch wird ihr Umfang durch solche Pflichtverletzungen beeinflusst. In dem Ausmaß, in dem die Partei zur Mitwirkung an der Wahrheitsfindung ungeachtet ihrer Verpflichtung hierzu nicht bereit ist, oder eine solche unterlässt, tritt die Verpflichtung der Behörde, den Sachverhalt nach allen Richtungen über das von ihr als erwiesen erkannte Maß hinaus zu prüfen, zurück. Die Pflicht zur amtswegigen Ermittlung des entscheidungswesentlichen Sachverhaltes findet dort ihre Grenze, wo nach Lage des Falles nur die Partei Angaben zum Sachverhalt machen kann. Inwieweit eine solche Wechselwirkung besteht, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalles. Grenzen der Mitwirkungspflicht der Partei sind die Notwendigkeit (Erforderlichkeit), Verhältnismäßigkeit, Erfüllbarkeit und Zumutbarkeit der Mitwirkung (vgl VwGH Ra 2021/16/0014).
Der Offenlegung dienen insbesondere die Abgabenerklärungen, Anmeldungen, Anzeigen, Abrechnungen und sonstige Anbringen des Abgabepflichtigen, welche die Grundlage für abgabenrechtliche Feststellungen, für die Festsetzung der Abgaben, für die Freistellung von Abgaben oder für Begünstigungen bilden oder die Berechnungsgrundlagen der nach einer Selbstberechnung des Abgabepflichtigen zu entrichtenden Abgaben bilden.
Dem Prüforgan sind alle Auskünfte zu geben und Unterlagen vorzulegen, die für den zu prüfenden Zeitraum und die zu prüfenden Abgaben relevant sind. Sind alle Unterlagen, die üblicherweise gefordert werden, bereits vorgelegt, sollten bei Anforderung zusätzlicher Unterlagen diese in keinem Fall ohne Rücksprache mit Steuerberater oder Rechtsbeistand herausgegeben werden.
Vom Prüfer angeforderte Kopien von Unterlagen sollten vom Dienstgeber oder Ihrem ECA-Berater auf Anfrage bereitgestellt werden.
Ersucht das Prüforgan um mündliche Auskunft direkt vom Dienstgeber, kann der Geprüfte ebenfalls seinen Steuerberater bzw Rechtsbeistand informieren, damit dieser die Abgabenrelevanz der Auskunft prüfen kann (vgl ECA 2016).
Vorzulegende Unterlagen
Zu den sog maßgeblichen Unterlagen zählen insbesondere:
- Lohn- und Gehaltsunterlagen
- Arbeitszeitaufzeichnung
- Aufzeichnungen von Urlaubs- und Krankheitszeiten
- Reisekostenabrechnungen
- Lohnkonten
- Jahresabschluss, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Überschussrechnung
- Konten der Finanzbuchhaltung hinsichtlich lohnabgabenrelevanter Bereiche
- Dienstverträge und Werkverträge
- Betriebsvereinbarungen und Gleitzeitvereinbarungen
Sollten Unterlagen nicht vorgelegt werden, kann es auch zu Strafen nach dem Lohn- und Sozialdumpinggesetz kommen, diese beginnen bei EUR 1.000,– pro Mitarbeiter. Sorgen Sie daher für vollständige und lückenlose Belege.
GPLB Prüfung: Häufige Fehlerquellen und wie Sie diese vermeiden
Aus langjähriger Erfahrung bei Prüfungen treten die meisten Fehlerquellen im Zusammenhang mit der Arbeitszeit auf. Das sind einige typische Stolpersteine:
- Beachten Sie, dass Überstunden auch schon vorliegen, wenn der Mitarbeiter die Normalarbeitszeit täglich überschreitet, auch wenn die Wochensumme nicht überschritten wird. Für Überstunden ist zumindest 50 % mehr zu zahlen.
- Die richtige Einstufung der Mitarbeiter ist ein kritischer Punkt, weil diese sich auf die Lohnhöhe und Sonderzahlungen direkt auswirkt. Das heißt, als Dienstgeber müssen Sie erstens den richtigen Kollektivvertrag anwenden und zweitens die richtige Lohn- oder Beschäftigungsgruppe wählen und drittens auch etwaige Vordienstzeiten berücksichtigen.
- Nur weil der Anspruch auf etwaige Schmutz-, Erschwernis- oder Gefahrenzulagen besteht, sind diese nicht automatisch steuerfrei.
- Sachbezüge, die über etwaige Steuerbefreiungen (Mitarbeiterrabatte, Weihnachtsgeschenke) hinausgehen, wie Geschenke oder Vorteile der Mitarbeiter, müssen Sie ebenfalls versteuern und sozialversicherungstechnisch berücksichtigen.
Hinweis: Lohndumping zahlt sich nicht aus
Die korrekte Verrechnung der Löhne ist ein wesentlicher Teil der Prüfungen im Rahmen der GPLB, daher verdient dieser Punkt Ihre spezielle Aufmerksamkeit. Lohndumping liegt dann vor, wenn ein Mitarbeiter zu wenig Lohn ausbezahlt bekommt. Das kann verschiedene Gründe haben: Der Mitarbeiter wird nicht laut Kollektivvertrag-Entgelt bezahlt oder er wurde falsch eingestuft oder es werden nicht alle Stunden bzw Überstunden ausbezahlt, die er geleistet hat.
Im Fall von Lohndumping drohen massive Strafen, die im Rahmen von EUR 1.000,– bis EUR 50.000,– pro Mitarbeiter liegen. Die Höhe hängt davon ab, ob ein Wiederholungsfall vorliegt und ob mehrere Mitarbeiter betroffen sind (vgl sage 2019, oS).
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