Vier Schritte zum perfekten Dienstzeugnis
Das Erstellen von Dienstzeugnissen bedarf ausführlicher Aufzeichnungen über das beendete Dienstverhältnis, Zeit und Fingerspitzengefühl. Die folgenden vier Schritte bieten Ihnen ein Grundgerüst für diese komplexe Aufgabe.
Das perfekte Dienstzeugnis
Nach der Beendigung eines Dienstverhältnisses sind Sie als Arbeitgeber/in verpflichtet, der/dem ausgeschiedenen Mitarbeiter/in auf Verlangen ein Dienstzeugnis auszustellen. Dabei müssen formale und rechtliche Anforderungen erfüllt und folgende Grundsätze beachtet werden:
- Grundsatz der Wahrheit, also keine Gefälligkeitszeugnisse;
- Grundsatz der wohlwollenden Formulierung;
- Verbot nachteiliger Formulierungen.
Beim Verfassen des perfekten Dienstzeugnisses, das sowohl rechtskonform als auch formal korrekt ist, helfen die folgenden vier einfachen Schritte.
Schritt 1: Die Sprache des Dienstzeugnisses
Grundsätzlich ist ein Dienstzeugnis immer in der Sprache abzufassen, die am Arbeitsort üblich ist. Eine (zusätzliche) Abfassung in einer Fremdsprache ist keine Verpflichtung, sondern allenfalls eine Gefälligkeit seitens der Arbeitgeberin/des Arbeitgebers.
Schritt 2: Die richtige äußere Form
Eine/ein Mitarbeiter/in kann ein Zeugnis schon beanstanden, wenn die formalen Anforderungen nicht gegeben sind. Folgende formellen Vorgaben sollten daher eingehalten werden:
- Das Zeugnis muss zwar nicht ausdrücklich als „Dienstzeugnis“ gekennzeichnet sein, es ist aber aus Gründen der einfachen Identifizierbarkeit anzuraten, es als solches zu bezeichnen.
- Um individualisierbar zu sein, sollte das Zeugnis den Vor- und Zunamen der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers, das Geburtsdatum und die genaue Wohnadresse enthalten.
- Das Zeugnis muss das tatsächliche Ausstelldatum und den Ausstellungsort tragen.
- Das Zeugnis hat grammatikalisch und optisch einwandfrei zu sein.
Schritt 3: Der korrekte inhaltliche Aufbau
Das Dienstzeugnis sollte wie folgt gegliedert werden:
- Personalien
- Dauer der Arbeitsleistung
- Art der Arbeitsleistung
- Beurteilung der Arbeitsleistung und der Person (optional)
- Austrittsgrund (nur wenn erwünscht)
- Schlussformulierung
Schritt 4: Der formelle Abschluss
Das Dienstzeugnis hat am Ende die Unterschrift sowie das Ausstellungsdatum und den Ausstellungsort zu enthalten.
Das Dienstzeugnis ist mit einer Originalunterschrift der Ausstellerin/des Ausstellers zu versehen. Oftmals unterschreibt das Dienstzeugnis aber nicht die/der Arbeitgeber/in selbst, sondern eine bevollmächtigte Person, beispielsweise die/der direkte Vorgesetzte oder die Personalleitung
Praxistipp für Arbeitnehmer/innen:
Als Datum ist der Tag der Unterzeichnung anzuführen. Eine gesetzliche Regelung, wonach das Zeugnis ein bestimmtes Datum – etwa den Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses – zu tragen hätte, besteht nicht. Allerdings ist darauf zu achten, dass das Datum nicht zu weit vom Ende des Arbeitsverhältnisses entfernt liegt. Denn ist das Dienstzeugnis mit einem wesentlich späteren Zeitpunkt datiert, könnte eine/ein neue/r Arbeitgeber/in annehmen, dass es mit der Erstellung des Zeugnisses Probleme gab oder möglicherweise ein Prozess über dessen Inhalt geführt wurde.
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