Internen Informationsfluss fördern
Rationelle, vollständige und rechtzeitige Information aller beteiligten MitarbeiterInnen ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Funktionierende Informationskanäle stärken das Vertrauen zwischen MitarbeiterInnen und Vorgesetzten.
Informationsfluss durch Informationskanäle stärken
Information ist die Abfolge von Signalen, die beim Empfänger etwas bewirken soll, sie ist zweckgebunden und bewirkt einen zielgerichteten Betriebsablauf. Fehlt es an funktionierenden Informationskanälen oder werden sie als Machtinstrument eingesetzt, so kann dies die Leistungsbereitschaft und -fähigkeit des Teams stark abschwächen oder lähmen.
Vertikale, horizontale und diagonale Kommunikationskanäle
Kommunikation kann je nach Betriebsgliederung vertikal, horizontal oder diagonal erfolgen. Vertikale Kommunikationskanäle sind jene zwischen direktem Vorgesetzten und MitarbeiterInnen, horizontale Kommunikation findet zwischen MitarbeiterInnen gleicher Hierarchieebene statt und diagonale Kommunikationskanäle verbinden MitarbeiterInnen verschiedener Hierarchiestufen, ohne direktem Abhängigkeitsverhältnis.
Die wichtigsten betriebsinternen Instrumente zur Informationsvermittlung sind:
- Telefon, E-Mail, Chat
- Sprechstunde
- Sitzung (Telefon- oder Videokonferenz)
- Rundschreiben
- Anweisung/Richtlinie
- Anschlagbrett
- Hauszeitung
- Geschäftsbericht
- Mitarbeiterhandbuch
Informationsträger E-Mail
Kommunikation mittels E-Mail-Software bietet große Vorteile, da innerhalb von Sekunden ganze Belegschaften oder mehrere Filialen schnell, einfach und kostengünstig erreicht werden können. Überdies erhöht die einfache und komfortable Handhabung die Informationsbereitschaft und per Mausklick können beispielsweise weitere Informationen über URL zur Verfügung gestellt werden. Ebenso sind Verteilergruppen einfach einzurichten, um Kommunikation auf bestimmte Abteilungen oder Funktionsgruppen wie Produktion oder Kundendienst zu beschränken.
Intranet
Dieses hat Vorreiterstellung durch schnelle, orts- und plattformsunabhängige Kommunikation. Gegebenenfalls sind bei der Einrichtung die Eigenheiten des neuen Mediums zu berücksichtigen.
Vorteile des Intranets
- offene Kommunikations- und Informationskultur anbieten
- Nach Möglichkeiten einer Identifizierung für die Mitarbeitenden suchen
- Intranet zu dem wichtigsten internen Info-Kanal etablieren
- Informationen auf die Zielgruppen und Ihre Bedürfnisse richten
- Intranet-Redaktion bei der internen Kommunikationsabteilung ansiedeln
- Aktive News-Redaktion führen
- Aufbereiten von firmeninternem und -spezifischem Wissen
- Push- und Pull-Möglichkeiten per E-Mail ausnutzen
- Dezentrale Erfassung in den Abteilungen ermöglichen
- Befürchtungen der Leute ernst nehmen und Nutzen aufzeigen
- Benutzerfreundliche Differenzierungen für Info-Filtern oder eine Suchmaschine integrieren
- Feedback und Dialogmöglichkeiten nutzen
- Statistiken verfolgen und auswerten
- Aktualitätscheck
- Intranetseite bei der Softwareverteilung als Startseite in den Browser laden
Vorsicht ist dennoch geboten:
- Vermeiden von Mitteilungen unangenehmer Entscheidungen
- Intranet ist kein Ersatz für das persönliche Gespräch
- Verzichten auf Spielereien
- bestehende Kommunikationskanäle nur dann abschaffen, wenn alle Mitarbeitenden via Intranet erreicht werden können und die Technik funktioniert.
- Beliebte und erfolgreiche Maßnahmen der internen Kommunikation wegen des Intranets nicht absetzen.
- Keine Veröffentlichung von passwortgeschützten Inhalten.
- Keine komplizierte Technik einsetzen und auf Standardversion des Browsers im Betrieb achten.
Anschlagbrett
Durch ein Anschlagbrett oder eine Pinnwand lassen sich leicht fassbare Informationen unkompliziert vermitteln, die für die ganze Belegschaft bestimmt sind. Es sollte an einem zentralen und gut beleuchteten Ort angebracht werden, wo auch mehrere MitarbeiterInnen gleichzeitig und ungestört lesen können. Weiters ist eine Person zu betreuen, die alte Mitteilungen entfernt und Richtlinien sind zu erlassen, welche Informationen von wem anzuschlagen sind. MitarbeiterInnen soll zusätzlich die Möglichkeit gegeben werden persönliche Anliegen und Vorschläge in einem Briefkasten zu deponieren.
Hauszeitschrift (Personalzeitschrift)
Eine in journalistischer Weise aufgebaute Zeitschrift informiert MitarbeiterInnen über Betriebsereignisse, unternehmenspolitische Pläne und sie betreffende Unternehmensentscheidungen. Sie fördert Betriebsverbundenheit der MitarbeiterInnen und deren Angehörigen, steigert öffentliches Ansehen und bietet Möglichkeit zur Imagepflege, wenn sie beispielsweise Geschäftspartnern, ehemaligen MitarbeiterInnen, KundInnen oder Lieferanten zugesendet wird.
Richtlinien für optimale interne Kommunikation
MitarbeiterInnen benötigen rechtzeitig notwendige Informationen, um ihre Aufgaben bewältigen zu können und haben außerdem das Bedürfnis den Zusammenhang ihrer Arbeit mit den übergeordneten Zielen zu erkennen. Daher müssen rein funktionell notwendige Informationen mit menschlich notwendigen Wunschinformationen verknüpft sein. Auf schlecht oder nicht motivierte Informationen folgen unmotivierte MitarbeiterInnen.
Durch erweitere Informationen (zB durch plausible Begründung der Arbeit) werden MitarbeiterInnen zum Mitdenken angeregt und können komplexere Zusammenhänge erkennen. Ebenso sollen MitarbeiterInnen auch nicht in einer Informationsflut ertrinken. Dazu sollen Vorgesetzte jene Informationen auswählen, die MitarbeiterInnen nützen und ihre Arbeit fördern:
- Welche Informationen sind für welche Mitarbeiter wichtig?
- Ist es notwendig, die Information zu gliedern (in Teilinformationen zu zerlegen)?
- Ist die Information wichtig genug, um überhaupt weitergegeben zu werden?
- Ist jetzt der richtige Zeitpunkt? Könnte sie nicht vielmehr zu einem späteren Zeitpunkt mit anderen Informationen gekoppelt werden?
- Ist die Information dem Empfänger angepasst und verständlich?
- Widerspricht die Information einer früheren Information?
Zum Beitrag
