03.11.2022 | Gesellschaftsrecht | ID: 1125716

Neu seit 01.07.2022: Verpflichtende Übermittlung strukturierter Firmenbuchgesuche für Einzelunternehmen und GmbHs

Informieren Sie sich in diesem Beitrag, welche Schritte Sie bei der Eingabe des strukturierten Firmenbuch-Antrags unbedingt einhalten müssen.

Rechtliche Grundlage: § 1 Abs 3 ERV 2021

Gemäß § 1 Abs 3 ERV 2021 haben alle zum elektronischen Rechtsverkehr verpflichtete teilnehmende Personen (§ 89c Abs 5 und 5a GOG) seit 01.07.2022 Firmenbuchgesuche betreffend Einzelunternehmen und Gmbhs in strukturierter Form zu übermitteln.

Wie erfolgt die Eingabe?

Aus dieser Verpflichtung zur Anwendung des strukturierten Firmenbuchantrages ergibt sich folgender, bei den Parteienvertretern strikt einzuhaltender Workflow:

1. Im ERV-Schriftsatz ist der Reiter „Firmenbuch“ auszuwählen. Dort sind folgende Schritte möglich bzw notwendig:
   1. Über das Dropdown Art ist die Begehrensart „Änderungsantrag", „Gründungsantrag“ oder „Löschungsantrag“ auszuwählen.
   2. Bei den Arten „Änderungsantrag“ und „Löschungsantrag“ ist im Feld Firmenbuchauszug ein im Akt gespeicherter FB-Auszug auszuwählen.
   3. Die Daten des FB-Auszugs werden für das neue Begehren eingelesen.
   4. Jetzt kann der Antrag mit dem Menüpunkt Antrag bearbeiten bearbeitet werden. Es können alle Felder bearbeitet werden (zB den Firmennamen ändern, eine Person löschen, hinzufügen, usw.)
   5. Im nächsten Schritt ist der Antrag mit dem Menüpunkt „Antrag prüfen“ zu prüfen. Die Prüfung erfolgt durch das VIVA-Modul des BRz Das Visualisierungs- und Validierungsmodul ist ein Softwareteil, der vom BRz zur Verfügung gestellt wird. Das VIVA-Modul überprüft online, ob die Eingaben allen Vorgaben (Geschäftsregeln) entsprechen, errechnet eine Prüfsumme über die Antragsdaten und erstellt den Antrag als PDF-Dokument. Das Prüfergebnis kann „Fehler“, „Hinweise“ und „Hindernisse“ enthalten.
   6. Ist die Prüfung erfolgreich, wird eine Prüfsumme über die Daten gerechnet und der Antrag in Form eines PDF-Dokuments visualisiert. Zusätzlich werden gegebenenfalls Hinweise, Hindernisse und Fehler ausgegeben.
2. Der validierte Antrag wird mit dem Menüpunkt „Antrag in Word-Dokument einfügen“ in das Antragsdokument, welches von den vertretungsbefugten Organen der Gesellschaft zu unterfertigen und vom Notar zu beglaubigen ist, übernommen.
3. Im validierten Antrag dürfen keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Wenn Änderungen notwendig sind, muss neuerlich eine Validierung vorgenommen werden und der geänderte Antrag mit neuer Prüfsumme in das Antragsdokument übernommen werden. 
4. Das beglaubigte Antragsdokument ist entweder vom Notar oder Rechtsanwalt in die GOG-Archive „cyberDOC“ oder in „Archivium“ einzustellen.
5. Im Fenster ERV-Anlagen wird die Anlagenart „11 – Antrag“ und die Archiv-ID erfasst. Bei Anträgen nach § 11 FBG genügt ein unterschriebenes PDF-Dokument. 
6. Jetzt kann der ERV-Schriftsatz gespeichert und an das zuständige Firmenbuchgericht (siehe § 120 JN) übersendet werden.

War die Firmenbuch-Anmeldung erfolgreich?

Dass die Firmenbuch-Anmeldung in

1. strukturierter Form erfolgte und
2. die Eingabe-Struktur mit dem Antragsdokument übereinstimmt, sieht das zuständige Entscheidungsorgan aus dem sog „Posteingang“ mit folgenden Vermerken:

Prüfsummenvergleich positiv

###405B37A670396C9D49744CCBFE145719### Prüfsumme aus strukt. Antrag

###405B37A670396C9D49744CCBFE145719### ausgelesene Prüfs. Antragsdokument

Elektronische Übermittlung beglaubigter Anmeldungen

Bedarf eine Anmeldung der beglaubigten Form (§ 11 UGB), so ist sie nach Beglaubigung der Eingabe in ein Urkundenarchiv einer Körperschaft öffentlichen Rechts (§ 91c GOG) einzustellen und dem Gericht elektronisch zu übermitteln. Die elektronische Übermittlung hat so zu erfolgen, dass auf die Einstellung in einem Urkundenarchiv einer Körperschaft öffentlichen Rechts (§ 91c GOG) hingewiesen und unter Bekanntgabe eines eindeutigen Urkundenidentifizierungsbegriffs wirksam die Ermächtigung zum Zugang zu den Daten der gespeicherten Urkunde (Firmenbuchanmeldung) erteilt wird. In der Eingabe sind auch die Eigenschaften, die die Urkunde (FB-Anmeldung) näher beschreiben, anzugeben (siehe § 13 Abs 1 ERV 2021).

Diese Urkundenarchive gemäß § 91c GOG sind:

• Urkundenarchiv der österreichischen Notare – cyberDOC
• Urkundenarchiv der österreichischen Rechtsanwälte – Archivium
• Beglaubigungsarchiv der österreichischen Justiz

Übermittlung als PDF-Anhang

Bedarf eine Anmeldung oder Einreichung nicht der beglaubigten Form, so ist auch die Übermittlung als PDF-Anhang zulässig. Dasselbe gilt für Urkunden gemäß § 7 Abs 2 Genossenschaftsgesetz – GenG, RGBl Nr 70/1873 (siehe § 13 Abs 3 ERV 2021).