Homeoffice und Telearbeit
Informieren Sie sich in diesem Beitrag über die neuen rechtlichen Rahmenbedingungen für Telearbeit und ihre Bedeutung für bestehende Homeoffice-Regelungen.
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Allgemeines zu Homeoffice und Telearbeit
Aufgrund der COVID-19-Krise hat sich die berufliche und private Lebensrealität verändert. Die Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft wurde beschleunigt, weshalb der österreichische Gesetzgeber das 2. COVID-19-Steuermaßnahmengesetz und das Homeoffice-Maßnahmenpaket 2021 verabschiedete. Damit wurden durch Änderungen des ArbVG, AVRAG, ASchG, ASVG, EStG und DHG neue arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Regelungen zum Homeoffice geschaffen.
Im Frühjahr 2021 veröffentlichte das Bundesministerium für Arbeit (BMA) drei Leitfäden zum Arbeitnehmerinnen- und Arbeitnehmerschutz im Homeoffice, zur Entwicklung von organisatorischen Spielregeln für mobiles Arbeiten und ihre nachhaltige Implementierung, zum ergonomischen Arbeiten im Homeoffice, eine Studie zu Verbreitung, Gestaltung, Meinungsbild und Zukunft des Homeoffice sowie umfangreche FAQ zum Homeoffice, die auch als Download zur Verfügung stehen.
Das Telearbeitsgesetz (kurz: TelearbG) tritt am 01.01.2025 in Kraft und verwendet einheitlich den Begriff „Telearbeit“ anstatt des bisherigen „Homeoffice“. Im Wesentlichen wird mit dem TelearbG der bisherige § 2h AVRAG, der das Homeoffice regelt(e), sowie § 175 ASVG zur Unfallversicherung geändert.
Arbeiten in Homeoffice bzw Telearbeit
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Rechtslage bis zum 31.12.2024:
Arbeit im Homeoffice liegt vor, wenn eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer regelmäßig Arbeitsleistungen in der Wohnung erbringt (§ 2h Abs 1 AVRAG). Wesentlich ist, dass die Arbeitsleistungen regelmäßig und wiederholt in bestimmten Zeitabständen erbracht werden (zB 1-Mal wöchentlich an einem bestimmten Tag). Wenn Arbeitsleistungen nur einzelfallbezogen außerhalb des Unternehmens des Arbeitgebers erbracht werden sollen, liegt keine Telearbeit vor.
Homeoffice umfasst dabei die Erbringung von Arbeitsleistungen in der Privatwohnung des Arbeitnehmers, aber nicht etwa die Arbeit in einem öffentlichen Co-Working-Space. Der Begriff umfasst auch ein Wohnhaus, einen Nebenwohnsitz, die Wohnung eines nahen Angehörigen oder Lebensgefährten.
Arbeit im Homeoffice bedeutet nicht nur die Erbringung der Arbeitsleistung unter Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnik (Laptop und PC), sondern umfasst auch die Erbringung von Arbeitsleistungen mit anderen Mitteln im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses wie zB die Bearbeitung von Papierunterlagen.
Rechtslage ab 01.01.2025: „Homeoffice“ wird zu „Telearbeit“
Bisher war der Begriff „Homeoffice“ dadurch bestimmt, dass ausschließlich Arbeitstätigkeiten in Wohnungen umfasst waren. Telearbeit wird dagegen definiert als
- regelmäßige Arbeitsleistungen,
- insbesondere unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie,
- in der Wohnung des Arbeitnehmers
- oder einer von ihm selbst gewählten, nicht zum Unternehmen des Arbeitgebers gehörenden Örtlichkeit.
Der wesentliche Unterschied zum früheren Homeoffice besteht also darin, dass bei Telearbeit auch andere Örtlichkeiten als nur die Wohnung oder das Wohnhaus des Arbeitnehmers gewählt werden können, so zB Internet-Cafés, Coworking-Spaces, Kaffeehäuser oder Parks.
Co-Working-Spaces sind organisatorisch eingerichtete, vom Arbeitnehmer angemietete Büroräumlichkeiten.
Wie bisher ist der Arbeitgeber gem § 2h Abs 3 AVRAG verpflichtet, die notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Davon kann durch Vereinbarung abgewichen werden und es ist dem Arbeitnehmer Kostenersatz zu leisten.
Der neue § 2h AVRAG tritt am 01.01.2025 in Kraft und ist ab diesem Zeitpunkt sowohl auf neu geschlossene als auch auf bestehende Homeoffice-Vereinbarungen anwendbar. Bestehende Homeoffice-Vereinbarungen behalten ihre Gültigkeit bei und müssen zu den Örtlichkeiten nicht neu vereinbart werden, sofern kein Wunsch danach besteht.
Hinweis:
Homeoffice bzw Telearbeit darf nicht mit der Heimarbeit nach dem Heimarbeitergesetz verwechselt werden.
Im Folgenden wird bereits die Rechtslage ab 01.01.2025 dargestellt, sofern nicht ausdrücklich differenziert wird.
Einzelvereinbarung für Homeoffice bzw Telearbeit notwendig
Um Homeoffice bzw Telearbeit begründen zu können, bedarf es einer vertraglichen Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, da die Verlagerung des Ortes der Erbringung der Arbeitsleistung regelmäßig eine grundlegende Abweichung von der bisherigen arbeitsvertragsrechtlichen Vereinbarung ist.
Weil Homeoffice bzw Telearbeit einvernehmlich zu vereinbaren sind, können sie nicht vom Arbeitgeber einseitig angeordnet werden. Der Arbeitnehmer hat aber auch keinen Rechtsanspruch darauf.
Homeoffice bzw Telearbeit ist zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber aus Beweisgründen schriftlich zu vereinbaren (§ 2h Abs 2 AVRAG).
Das Fehlen der Schriftlichkeit führt nicht zur Nichtigkeit der Vereinbarung. Es bedarf keiner handschriftlichen Unterschrift, diese kann auch im elektronischen Weg (betriebliche IT-Tools, Handy-Signatur, E-Mail) zustande kommen. Die Schriftlichkeit hat laut Gesetzestext „nur“ Beweiszwecke. Es empfiehlt sich jedoch das Zustandekommen der Vereinbarung zu dokumentieren.
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Dauer und Beendigung einer Homeoffice- oder Telearbeitsvereinbarung
Die Homeoffice- bzw Telearbeitsvereinbarung kann eine Befristung oder Kündigungsregelung enthalten (§ 2h Abs 4 letzter Satz AVRAG). Für die Praxis empfiehlt es sich, klare Regelungen
- zur Dauer (bestimmte oder unbestimmte Dauer) sowie
- zur ordentlichen Kündigung (Kündigungsfristen und -termine, zB Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Monatsletzten oder zum Quartal) vorzusehen.
Die Vereinbarung kann – auch ohne entsprechende vertragliche Regelung – von einer Arbeitsvertragspartei bei Vorliegen eines wichtigen Grundes unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zum Letzten eines Kalendermonats gelöst werden (§ 2h Abs 4 AVRAG). Ein wichtiger Grund kann etwa in wesentlichen Veränderungen der betrieblichen Erfordernisse oder wesentlichen Veränderungen der Wohnsituation des Arbeitnehmers gelegen sein, die die Erbringung der Arbeitsleistung im Homeoffice nicht mehr erlauben. Das heißt, dass eine einseitige Beendigung der Homeoffice- bzw Telearbeitsvereinbarung durch den Dienstgeber unter gewissen Voraussetzungen jederzeit möglich ist.
Hinweis:
Eine mündliche Kündigung des Arbeitsverhältnisses ist prinzipiell auch während des Homeoffce bzw der Telearbeit möglich.
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Arbeitsmittel und Kostenersatz bei Homeoffice bzw Telearbeit
Der Arbeitgeber hat die für das regelmäßige Arbeiten in Homeoffice bzw Telearbeit erforderlichen digitalen Arbeitsmittel bereitzustellen. Davon kann durch Vereinbarung (Einzelvereinbarung oder Betriebsvereinbarung) abgewichen werden, wenn der Arbeitgeber die angemessenen und erforderlichen Kosten für die von dem Arbeitnehmer für die Erbringung der Arbeitsleistung zur Verfügung gestellten digitalen Arbeitsmittel trägt. In jenen Fällen, in denen keine oder nicht alle verwendeten digitalen Arbeitsmittel durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, steht für die Kostenabgeltung durch den Arbeitgeber ein Homeofficepauschale bzw Telearbeitspauschale zu (§ 26 Z 9 lit a EStG).
Unter digitalen Arbeitsmitteln sind die erforderliche IT-Hardware und Software, die tatsächlich notwendige Datenverbindung und erforderlichenfalls ein Diensthandy zu verstehen.
Achtung:
Die private Nutzung von Betriebsmitteln ist ebenso wie private Tätigkeiten während der Arbeitszeit nur unter bestimmten Voraussetzungen gestattet.
Hinweis:
Die Steuerbefreiung für Essensmarken gilt großteils auch im Homeoffice bzw in Telearbeit.
Arbeitszeit im Homeoffice bzw Telearbeit
Für Telearbeit kommen das Arbeitszeitgesetz (AZG) und das Arbeitsruhegesetz (ARG) uneingeschränkt zur Anwendung.
Bei Telearbeit ist der Arbeitsort nicht im Betrieb des Arbeitgebers gelegen, sondern in der eigenen Wohnung des Arbeitnehmers. § 2 Abs 2 AZG hält diesbezüglich fest, dass Arbeitszeit auch die Zeit ist, während der ein im Übrigen im Betrieb Beschäftigter in seiner eigenen Wohnung beschäftigt wird. Es gelten somit alle Bestimmungen des AZG und des ARG, wie zB die Höchstgrenzen der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit, die Pausenregelungen und die Verpflichtung zur Arbeitszeitaufzeichnung.
Auch bei Telearbeit ist die Lage der Normalarbeitszeit und ihre Änderung zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber zu vereinbaren. Die Verpflichtung, eine Verteilung der Arbeitszeit vorzunehmen – wie auch in anderen Arbeitsverhältnissen –, besteht auch bei Telearbeit. Dabei kann es dazu kommen, dass
- eine fixe Arbeitszeiteinteilung Montag bis Freitag, jeweils von in der Früh bis am Abend vorgenommen wird,
- durchrechenbare Arbeitszeit gewählt wird, wenn der anzuwendende Kollektivvertrag dies vorsieht, oder
- gleitende Arbeitszeit zum Tragen kommt.
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Arbeitszeitaufzeichnungen bei Homeoffice bzw Telearbeit
Es gelten allerdings die erleichterten Arbeitszeitaufzeichnungsvorschriften des § 26 Abs 3 AZG. Für Arbeitnehmer, die die Lage ihrer Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen können, oder ihre Tätigkeit überwiegend in ihrer Wohnung ausüben, sind ausschließlich Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit zu führen.
Um überhaupt beurteilen zu können, ob eine Tätigkeit überwiegend in der eigenen Wohnung stattfindet, sollten die Arbeitszeitaufzeichnungen auch dahingehend gestaltet sein, dass stets auch der Ort der Erbringung der Arbeitsleistung festgehalten wird. Sollte nämlich kein „Überwiegen“ vorliegen, so sind die allgemeinen Regeln zur Arbeitszeitaufzeichnung anzuwenden.
Achtung:
Falsche Arbeitszeitaufzeichnungen im Homeoffice können schlimmstenfalls zur Entlassung führen.
Betriebsvereinbarung für Rahmenbedingungen für Homeoffice bzw Telearbeit
Gem § 97 Abs 1 Z 27 ArbVG kann die Festlegung von Rahmenbedingungen für Homeoffice bzw Telearbeit durch Betriebsvereinbarung getroffen werden, sofern es einen Betriebsrat gibt. Mit dieser Betriebsvereinbarung ist eine Regelung von Telearbeit auf betrieblicher Ebene möglich. Umfasst sind auch Aspekte, die sonst unter freiwillige Betriebsvereinbarungen fallen, wie die Regelung des (pauschalen) Kostenersatzes.
Die Betriebsvereinbarung über Telearbeit soll die Rahmenbedingungen auf betrieblicher Ebene festlegen und eine Grundlage für die – jedenfalls notwendige – Einzelvereinbarung gem § 2h AVRAG bilden
Hier finden Sie eine Mustervorlage für eine Homeoffice-Betriebsvereinbarung zum Download in unserem Shop.
Datenschutz bei Homeoffice bzw Telearbeit
Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass entsprechende Maßnahmen getroffen werden, um den Schutz der vom Arbeitnehmer verarbeiteten Daten zu gewährleisten. Dies ist insbesondere in Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die seit 28.05.2018 anwendbar ist und hohe Geldstrafen vorsieht, von besonderer Bedeutung.
In der Telearbeit bzw im Homeoffice gelten die gleichen datenschutzrechtlichen Bestimmungen wie in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers. In der Telearbeitsvereinbarung sollten daher auch datenschutzrechtliche Aspekte geregelt werden:
- Festlegung der datenschutzrechtlichen Verantwortung für die Datenverarbeitung und die Datensicherheit in Homeoffice bzw Telearbeit, insbesondere, wenn mit digitalen Arbeitsmitteln des Arbeitnehmers gearbeitet wird
- Auflagen zur sicheren Verwahrung von Zugangsdaten und Passwörtern zu digitalen Geräten in Homeoffice bzw Telearbeit
- Vorgaben für die sichere Verwahrung des digitalen Gerätes sowie von Datenträgern und Ausdrucken
- Sichere Löschung von personenbezogenen Daten auf den digitalen Geräten des Arbeitnehmers
- Verwendung von externen Datenträgern und deren Absicherung (zB Verschlüsselung)
- Hinweise auf die ebenso in Homeoffice bzw Telearbeit geltende Meldepflicht für Datenschutzverletzungen (Data Breach) sowie
- Die Haftung für Schäden durch Datenschutzverletzungen.
Haftungsregelung bei Homeoffice bzw Telearbeit
Wird dem Arbeitgeber durch im gemeinsamen Haushalt mit dem Arbeitnehmer lebende Personen im Zusammenhang mit Arbeiten in Telearbeit bzw Homeoffice ein Schaden zugefügt, so sind die Bestimmungen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetz sinngemäß anwendbar (§ 2 Abs 4 DHG).
Mit dieser Bestimmung soll sichergestellt werden, dass die Regelungen des DHG auch in Fällen der Zufügung von Schäden etwa an digitalen Arbeitsmitteln oder abgespeicherten Arbeitsergebnissen (zB Bauplänen) durch Angehörige oder Haustiere gelten. Diese Fälle sind so zu behandeln, als wäre der Arbeitnehmer Schadensverursacher.
Arbeitsinspektion und Arbeitnehmerinnenschutz bei Homeoffice bzw Telearbeit
Arbeitsinspektionsorgane dürfen nur auf Verlangen oder mit Zustimmung eines Arbeitnehmers einen Telearbeitsplatz vor Ort besichtigen.
Die Einschränkung des Betretungsrechts kommt nur in Zusammenhang mit Telearbeit zur Anwendung. Es gilt insbesondere nicht, wenn eine Wohnung gewerblich genützt wird, ebenso nicht, wenn es sich um einen Wohnraum oder eine vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Unterkunft handelt oder wenn Arbeitnehmer von Unternehmen andere Arbeiten als Telearbeit in Wohnungen durchführen (zB Bauarbeiten).
Der Großteil der Regelungen des ArbeitnehmerInnenschutzgesetzes (ASchG) kommt auch bei Telearbeit – also sowohl bei Homeoffice als auch bei sonstigem Mobile Working – zur Anwendung. Ein Schwerpunkt im Arbeitsschutz liegt bei Homeoffice bzw Telearbeit insbesondere auf der ergonomischen Gestaltung des Bildschirmarbeitsplatzes.
Arbeitsunfälle bei Homeoffice bzw Telearbeit
Rechtslage bis 31.12.2024
Als Arbeitsunfälle gelten auch Unfälle, die sich im zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit der die Versicherung begründenden Beschäftigung in der Wohnung der versicherten Person (Homeoffice) ereignen (§ 175 Abs 1a ASVG).
Durch eine Gleichstellung der Wohnung im Homeoffice mit der Arbeitsstätte in § 175 Abs 1b ASVG werden auch Wegunfälle vom Homeoffice aus erfasst:
Rechtslage ab 01.01.2025: Telearbeit im engeren Sinn und Telearbeit im weiteren Sinn
Da der Begriff „Telearbeit“ weit gefasst ist, ergibt sich Änderungsbedarf im Sozialversicherungsrecht. Bisher waren Arbeitnehmer im Homeoffice nur in der eigenen Wohnung oder der eines nahen Angehörigen von der sozialversicherungsrechtlichen Unfallversicherung erfasst.
Künftig wird für einen Unfallversicherungsschutz während der Telearbeit zwischen zwei Arten der Telearbeit unterschieden:
Telearbeit im engeren Sinn (§ 175 Abs 1a Z 1 ASVG): Diese liegt vor, wenn der Arbeitnehmer
- in seiner Wohnung oder am Nebenwohnsitz (wie bisher das Homeoffice),
- in der Wohnung eines nahen Angehörigen oder
- in einem Coworking-Space arbeitet.
Damit Wohnungen von nahen Angehörigen und Coworking-Spaces als Örtlichkeiten von Telearbeit im engeren Sinn gelten, müssen sie sich
- entweder in der Nähe der Wohnung des Arbeitnehmers oder der Arbeitsstätte befinden oder
- die Entfernung von der Wohnung des Arbeitnehmers zu Wohnungen von nahen Angehörigen und Coworking-Spaces muss dem sonst üblichen Arbeitsweg entsprechen.
Erfüllen sie diese Voraussetzungen nicht, so gelten sie als Örtlichkeiten der Telearbeit im weiteren Sinn.
Bei Telearbeit im engeren Sinn stehen die tatsächliche Verrichtung der Arbeitsleistung sowie der Weg zur und von der Örtlichkeit der Telearbeit unter Unfallversicherungsschutz. Auch der betriebsbedingte Weg ist von der Unfallversicherung geschützt.
Telearbeit im weiteren Sinn (§ 175 Abs 1a Z 2 ASVG): Diese liegt vor, wenn der Arbeitnehmer
- an einem von ihm selbst gewählten Ort arbeitet,
- der nicht die eigene Wohnung oder Nebenwohnsitz, die Wohnung eines nahen Angehörigen oder ein Coworking-Space ist.
Hierunter fallen zB Arbeiten im Kaffeehaus, im Schwimmbad, im Park oder in der Ferienwohnung während des Urlaubs.
Bei Telearbeit im weiteren Sinn steht lediglich die tatsächliche Verrichtung der Arbeitsleistung unter Unfallversicherungsschutz. Der Weg zur und von der selbst gewählten Örtlichkeit der Telearbeit hingegen nicht.
Nicht vom Schutzbereich der Norm umfasst sind – entsprechend der allgemeinen Regel – Unfälle, die sich erst nach Beendigung der Arbeit bzw in den Arbeitspausen etwa bei der Erledigung des Tages- oder Wocheneinkaufs für die folgenden Tage ereignen.
Grenzüberschreitende Telearbeit bzw Homeoffice
In grenzüberschreitenden Fällen birgt Telearbeit bzw Homeoffice die Gefahr, ungewollt dem Sozialversicherungsrecht des Wohnsitzstaates unterstellt zu werden. Seit Auslaufen der COVID-Sonderregelungen mit 30.06.2023 gibt es entsprechende Rahmenvereinbarungen mit Deutschland und Tschechien. Um steuerliche Nachteile für Grenzgänger:innen zu verhindern, wurde das Doppelsteuerabkommen zwischen Österreich und Deutschland aktualisiert.
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