Albert Scherzer | News | 19.09.2022

Das Firmenauto als Sachbezug

Lesen Sie in diesem Beitrag, wann ein voller und wann ein halber Sachbezug anzusetzen ist. Was ist bezüglich des Fahrtenbuchs zu beachten und bringt ein E-Auto Vorteile mit sich?

Steht es dem Arbeitnehmer offen, ein KFZ des Unternehmens auch für Privatfahrten zu nutzen, liegt aus der Sicht des Arbeitnehmers grundsätzlich ein Sachbezug vor, der zu versteuern ist. Als Privatfahrten sind auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Familienheimfahrten anzusehen. Der erste wesentliche Unterschied hierbei liegt in der Frage, ob es sich um „vollen“ oder „halben“ Sachbezug handelt.

Die Grenzen des „vollen Sachbezugs“ 

Welcher Betrag dem Einkommen hinzugerechnet wird, hängt vom Schadstoffausstoß und den Anschaffungskosten des Firmenautos ab. Für die Ermittlung des Sachbezugs ist der CO₂-Grenzwert im Kalenderjahr der Anschaffung bzw Zulassung des Kfz maßgeblich. Dieser Sachbezugswert gilt für dieses Kfz auch in den Folgejahren. Wird der jeweilige CO₂-Grenzwert im Jahr der Erstzulassung überschritten, beträgt der monatliche Sachbezug 2 % der tatsächlichen Anschaffungskosten (inkl USt und NoVA), max jedoch EUR 960,–. Bei Erstzulassung im Jahre 2022 beträgt die Grenze 135 Gramm CO2 pro Kilometer und wird bis 2025 um 3 Gramm pro Kilometer jährlich gesenkt. In bestimmten Ausnahmefällen kann der monatliche Sachbezug auch in Höhe von 1,5 % angesetzt werden.

Halber Sachbezug und Mindernutzung

Bei Nutzung des Firmenautos lediglich und nachweislich (zB durch Führung eines Fahrtenbuches) im Jahresdurchschnitt für Privatfahrten in Höhe von maximal 500 km ist als monatlicher Sachbezug nur 1 % bzw 0,75 % der tatsächlichen Anschaffungskosten des KFZ, höchstens jedoch EUR 480,– bzw EUR 360,– als Bezug zu verbuchen .

Errechnet sich für ein Fahrzeug mit einem Sachbezug von 2 % bei Ansatz von EUR 0,67 (Fahrzeugbenützung ohne Chauffeur) bzw EUR 0,96 (Fahrzeugbenützung mit Chauffeur), von 1,5 % bei Ansatz von EUR 0,50 (Fahrzeugbenützung ohne Chauffeur) bzw EUR 0,72 (Fahrzeugbenützung mit Chauffeur) pro Kilometer Fahrtstrecke ein um mehr als 50 % geringerer Sachbezugswert als der halbe Sachbezugswert, ist der geringere Sachbezugswert anzusetzen. Zwingende Voraussetzung hierfür ist, dass alle Fahrten lückenlos in einem Fahrtenbuch aufgezeichnet werden.

Um die Reduktion des Sachbezugswertes bei Nutzung eines Firmenwagens für Privatfahrten zu erreichen, ist zumindest der vollständige, richtige, geordnete und schlüssige Nachweis der betrieblich veranlasst gefahrenen Kilometer (Adressen, Name des Kunden) erforderlich. Gelingt dieser Nachweis nicht, kann auch die Anzahl der als privat veranlasst gefahrenen Kilometer nicht nachgewiesen werden. Ein Fahrtenbuch hat zumindest das Datum, die Dauer, den Beginn und das Ende, das Ziel und den Zweck jeder einzelnen Fahrt festzuhalten. Ein Fahrtenbuch als Beweismittel für den halben Sachbezugswert muss somit fortlaufend geführt werden, mit allen notwendigen Angaben, die für das Nachvollziehen der zurückgelegten Strecken notwendig sind.

Einheitlichkeit der Zeiträume

Bei der Ermittlung des Sachbezugswertes ist eine Jahresbetrachtung zu Grunde zu legen. Nicht möglich ist es daher, den halben Sachbezugswert nur für einzelne Lohnzahlungszeiträume des Kalenderjahrs, zB das zweite Halbjahr, in Anspruch zu nehmen.

Vorteil E-Auto? 

Bei Elektrofahrzeugen, Elektrofahrrädern, E-Scootern oder damit vergleichbaren Transportmitteln mit einem CO₂-Ausstoß von 0 g/km ist kein Sachbezug hinzuzurechnen. Hierbei ist zu erwähnen, dass diese Befreiung nicht für Hybridfahrzeuge und E-Fahrzeuge mit einem Reichweitenverlängerer gilt. Reichweitenverlängerer sind zusätzliche Aggregate, die die Reichweite des E-Autos erhöhen. In der Regel handelt es sich dabei um Verbrennungsmotoren, die ihrerseits einen Generator antreiben, der seinerseits Akku und Motor mit Strom beliefert.

Steht es dem Arbeitnehmer frei, den E-Firmenwagen auch privat zu nutzen, sind mit dem Sachbezugswert alle geldwerten Vorteile, die mit der Nutzung eines Firmenwagens üblicherweise verbunden sind, abgegolten. Dazu zählt auch das unentgeltliche Aufladen eines E-Firmenwagens beim Arbeitgeber. Kann der Arbeitnehmer beim Arbeitgeber ein privates Elektrofahrzeug unentgeltlich aufladen, liegt kein Sachbezug vor, wenn es gratis E-Ladestationen am Abgabeort gibt, da in diesem Fall der übliche Endpreis am Abgabeort Null ist.

Bezahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die belegmäßig nachgewiesenen Ladekosten für einen E-Firmenauto, so liegt ein abgabenfreier Auslagenersatz vor. Begleicht hingegen der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Stromkosten für ein privates Elektrofahrzeug, handelt es sich nicht um einen abgabenfreien Auslagenersatz, sondern um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Wie führt man ein Fahrtenbuch korrekt? 

Die Fahrtenbuchführung kann als korrekt bezeichnet werden, wenn jede einzelne Fahrt mit Datum, Dauer (= Beginn und Ende) und Zweck unter Anführung der Kilometerstände, der Anfangs- und Endpunkte sowie der Zwischenziele so detailliert beschrieben wird, dass die Anzahl der gefahrenen Kilometer zweifelsfrei nachvollzogen werden kann.

Hierfür ist auch erforderlich, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert oder offengelegt werden.

Die in sich geschlossene Form soll dabei nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließen oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lassen. Eine lose Ansammlung von Daten ohne äußeren Zusammenhang kann daher schon in begrifflicher Hinsicht kein Fahrtenbuch sein. Diesen Anforderungen wird nur eine fortlaufende und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis gerecht, das aufgrund seiner äußeren Gestaltung geeignet ist, jedenfalls im Regelfall nachträgliche Abänderungen, Streichungen oder Ergänzungen als solche kenntlich werden zu lassen.

Nicht zulässig ist es jedenfalls, dass die Kilometerangaben beim Tanken auf volle 10 km gerundet werden. Ein grundsätzliches Runden bei den Tankfahrten auf volle 10 km reduziert die Aussagekraft des Fahrtenbuches insoweit, als dass allein schon dadurch das Fahrtenbuch kaum noch den realen Kilometerstand widerspiegeln kann und quasi nicht auf seine Plausibilität hin überprüfbar ist. Die Berücksichtigung eines halben Sachbezugwertes erfordert eine glaubwürdige Darstellung der privat zu betrieblich gefahrenen Kilometer. Insbesondere bei lediglich geringfügigem Unterschreiten des relevanten Wertes von 6.000 Jahreskilometern (zB 5.790 km) ist ein schlüssiges Vorbringen erforderlich und müssen Ungereimtheiten glaubwürdig aufgeklärt werden (vgl UFS RV/4287-W/09).

Vorsicht Excel! 

Ein mittels Tabellenkalkulationsprogrammen erstelltes Fahrtenbuch ist formell nicht ordnungsmäßig, da die Software die Möglichkeit eröffnet, den bereits erfassten Datenbestand im Nachhinein abzuändern, wobei der ursprüngliche Bestand und die erfolgten Änderungen nicht mehr nachvollziehbar sind. Dies berechtigt für sich allein aber noch nicht zu einer Änderung des Anteils der privat veranlassten Fahrten.

Ausnahme Werbefahrzeuge

Ein Sachbezug für die Privatnutzung eines Firmen-Kfz ist anzusetzen, wenn auf den Fahrzeugen Werbeaufschriften angebracht sind. Das bedeutet, Privatfahrten bleiben auch dann Privatfahrten, wenn sie mit einem mit Werbeaufschrift versehenen Kfz durchgeführt werden.

Was ist bei Krankheit oder Urlaub zu beachten? 

Der Sachbezugswert geht von einer Jahresbetrachtung aus, Krankenstände und Urlaube, während denen das Kfz nicht benützt wird, mindern den Hinzurechnungsbetrag grundsätzlich nicht. Nur wenn das Firmenauto für einzelne Kalendermonate weder für betriebliche noch private Fahrten zur Verfügung steht, ist kein Sachbezugswert für den ganzen Monat hinzuzurechnen. In diesem Fall müssen das Kfz bzw die Zulassung und der Autoschlüssel beim Arbeitgeber abgegeben werden.

Aliquotierung der „gebrochenen Abrechnungsperiode“

Startet oder endet das Dienstverhältnis während eines Abrechnungszeitraumes, ist der Sachbezugswert nach den Aliquotierungsbestimmungen des anzuwendenden Kollektivvertrages zu berechnen. Erhält der Arbeitnehmer Bezüge, die für die Berechnung der Lohnsteuer einen monatlichen Abrechnungszeitraum hervorrufen (zB Ersatzleistung, Kündigungsentschädigung), ist der Sachbezugswert trotzdem nur für die Tage der tatsächlichen Beschäftigung zu berechnen.

Kein Sachbezug bei privatem Nutzungsverbot!

Die Einbeziehung des Sachbezuges ist immer dann unvermeidlich, wenn eine Möglichkeit zu Privatfahrten besteht, also dem Dienstnehmer Privatfahrten nicht verboten sind. Wird dem Arbeitnehmer allerdings die Privatnutzung des Firmenautos ernsthaft verboten (und wird dies vom Arbeitgeber effektiv kontrolliert), entfällt der Hinzurechnungsbetrag.

Anzumerken ist hierbei, dass Kostenbeiträge des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber grundsätzlich den Sachbezugswert mindern. Dies gilt sowohl für laufende Kostenersätze (pauschal oder kilometerabhängig) als auch für einen einmaligen Kostenbeitrag bei der Anschaffung des Fahrzeuges durch den Arbeitgeber. Leistet der Arbeitnehmer beispielweise Kostenbeiträge an den Arbeitgeber, wenn dieser den Firmen-Pkw mehr als 6.000 km im Jahr privat nutzt, so ist trotzdem der volle Sachbezug anzusetzen. Die Kostenbeiträge mindern aber den ermittelten Sachbezugswert. Einmalige Kostenbeiträge sind zuerst von den tatsächlichen Anschaffungskosten in Abzug zu bringen. In weiterer Folge ist der Hinzurechnungsbetrag zu ermitteln und dann erst der Höchstbetrag von EUR 720,– bzw 960,– zu berücksichtigen. Bei laufenden Kostenbeiträgen ist zuerst der Hinzurechnungsbetrag von den Anschaffungskosten zu berechnen. Von diesem Betrag ist der Kostenbeitrag abzuziehen. Danach ist der Höchstbetrag von EUR 720,– bzw 960,– zu berücksichtigen.

Überblick über die Bemessungsgrundlagen

Unter den Begriff „KFZ“ fallen mehrspurige Kfz (Pkw, Kombi) und Motorräder. Für Mopeds, Mofas, Fahrräder mit Hilfsmotor usw ist kein Sachbezugswert zuzurechnen. Als Bemessungsgrundlage ist der übliche Endpreis des Abgabeortes heranzuziehen. Der übliche Endpreis ist der um übliche Preisnachlässe verminderte Preis. Die Bemessungsgrundlage für den Sachbezug wird wie folgt ermittelt:

Als Anschaffungskosten werden auch ABS, Autoradio, Klimaanlage und Ähnliches gewertet. Gegenstände, die eigenständige Wirtschaftsgüter darstellen (zB Autotelefon einschließlich Freisprechanlage), sind unberücksichtigt zu lassen, ebenso der Wert der Autobahnvignette. Das im PKW integrierte Navigationsgerät zählt etwa zu den Anschaffungskosten eines Fahrzeuges und ist daher bei der Sachbezugsermittlung zu berücksichtigen. Ein transportables Navigationsgerät ist jedoch eigenständiges Wirtschaftsgut und bleibt bei der Ermittlung der Anschaffungskosten unberücksichtigt.

Angemessenheitsprüfung

§ 20 Abs 1 Z 2 lit b EStG sieht für bestimmte Aufwendungen eine besondere Angemessenheitsprüfung vor. Die Angemessenheitsgrenze ist nach der Verkehrsauffassung unabhängig vom geschäftlichen oder sozialen Status des Steuerpflichtigen zu ziehen Die Angemessenheitsprüfung erstreckt sich auch auf Personen- und Kombinationskraftwagen, die ausschließlich von Arbeitnehmern des Unternehmens genutzt werden. Eine Kürzung der Anschaffungskosten für den Unternehmensbereich entfällt insoweit, als der Arbeitnehmer hinsichtlich des unangemessenen Teiles der Aufwendungen Kostenbeiträge leistet, wobei Kostenbeiträge in diesem Fall zuerst gegen unangemessene Aufwendungen zu verrechnen sind, ein übersteigender Teil hingegen den Sachbezugswert kürzt.